El cálculo de nómina es un proceso que debe ser preciso y eficiente, para cumplir adecuadamente con todas las responsabilidades de la empresa. Dentro del mismo hay que considerar que cada trabajador tiene aspectos diferentes que debemos tomar en cuenta, por ejemplo, las horas extra e incidencias como faltas o incapacidades laborales.
Es entonces cuando se corre el riesgo de cometer errores que pueden causar sanciones, multas y problemas con nuestros trabajadores. Conozcamos los más frecuentes.
Los 6 errores de nómina comunes de cometer
Conocer los errores de nómina que más ocurren nos será de ayuda para evitarlos, estos son:
1. No calcular la prenómina
Una equivocación de muchas empresas es no calcular la prenómina. Esta contempla factores clave como la duración de la jornada y las incidencias como horas extra, bonos, ausencias, entre otras. Su mayor ventaja es ser un borrador; es decir, que podemos alterar y corregir la información que ahí aparece hasta validarla y luego proceder al cálculo de nómina, que se facilita al tener los datos correctos.
2. Fallar en hacer los pagos a tiempo
Los pagos de remuneraciones deben hacerse en tiempo y forma, pero cuando se cometen errores de cálculo de nómina, es necesario realizar los procedimientos para cambiarla, lo que genera retrasos al depositar, lo que puede generar una queja del trabajador. Esto se debe, en parte, a que muchas empresas todavía ejecutan este procedimiento de manera manual.
3. Olvidar enviar el recibo de nómina a los actores involucrados
El recibo de nómina es un documento digital de carácter individual, que refleja el pago que recibe el empleado por sus servicios. Con cada salario debemos presentar puntualmente un CFDI de nómina ante el SAT y entregar una copia al trabajador. No hacerlo significa incumplir nuestras obligaciones con esta institución.
4. No timbrar los recibos de nómina
Vinculado con lo anterior, otro de los errores más comunes es no timbrar cada recibo de nómina. Este requerimiento es obligatorio y garantiza la legalidad del comprobante ante el SAT y es necesario para poder deducir aquellos egresos de la empresa.
El plazo para efectuar este trámite es de 3 a 11 días.
5. Demorar al descontar retenciones, préstamos y créditos
Se trata de no realizar a tiempo la retención de aportaciones obrero-patronales, los descuentos de los préstamos que haya realizado la empresa o bien créditos, tales como los de INFONAVIT y FONACOT.
En estos casos la situación podría tornarse compleja, porque afecta compromisos importantes, como el pago de créditos hipotecarios.
6. No crear una póliza contable ni usar el visor de nómina para el patrón
Tras el cálculo de nómina debe hacerse la póliza contable. Así, tenemos un registro histórico de los montos que se le han depositado a cada empleado, es crucial para nuestra declaración anual y nos permite hacer consultas sobre la información acumulada.
Usar el visor de nómina para el patrón, nos servirá durante el prerellenado de la deducibilidad de nómina por sueldos y salarios.
Como vemos, hay muchos elementos a verificar durante el cálculo correcto de nómina y la emisión de sus recibos correspondientes.
Realicemos un cálculo de nómina certero con soluciones digitales
La automatización de los procesos relacionados con el cálculo de nómina nos evitará todos estos inconvenientes mediante las soluciones de Grupo Tress Internacional. Con ellas las retenciones y pagos son exactos y se hacen acorde a la legislación vigente.
Sistema TRESS cumple esta función al instalarse en los servidores de la empresa, Maquila de Nómina Tress permite la tercerización de estos cálculos, mientras que elegir Revolution en la Nube garantiza acceso a la información desde cualquier lugar.
