El timbrado de nómina es un elemento fundamental para el cumplimiento fiscal de las empresas. Además de otorgar validez a los recibos de pago de los empleados ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), permite aplicar deducciones y facilita el cálculo de la PTU.
Cometer errores al timbrar recibo de nómina, en el SAT no es bien visto y puede dar lugar a diversas multas que varían según las faltas señaladas en los artículos 82 y 84 del Código Fiscal Federal (CFF). Para mantener en orden el pago de sueldos, la contabilidad y las obligaciones tributarias, aquí encontrarás lo relacionado con este tema.
¿Qué es el timbrado de nómina?
Se trata del proceso mediante el cual los recibos de pago se entregan al SAT. Para ello, se recurre a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), encargado de aplicar un sello digital que garantiza la autenticidad de los comprobantes.
Este es un proceso obligatorio.
Proceso para timbrar recibo de nómina en el SAT
Para obtener un recibo de nómina timbrado se debe seguir una serie de pasos sencillos, pero específicos, que aseguren el cumplimiento de la normativa fiscal y prevengan errores comunes.
1. Elaboración de la nómina
Primero, con un sistema de nómina se recopilan datos de los empleados, como el salario, deducciones y retenciones, para elaborar los recibos de nómina en archivos XML. En estos también deberán figurar los datos de la empresa.
2. Envío al PAC
Para tener recibos de nómina timbrados, SAT pone a disposición de las organizaciones una lista de Proveedores Autorizados de Certificación. A uno de ellos se le envían los archivos de nómina para que los valide y confirmen su cumplimiento con los lineamientos del SAT.
3. Timbrado
Una vez realizada la validación, el SAT aplica un sello digital, convirtiendo los documentos en CFDI, comprobantes que respaldan fiscalmente los pagos.
4. Entrega del comprobante
Cuando la empresa dispone de cada recibo de nómina timbrado (CFDI), ya puede entregárselos a los colaboradores, quienes tienen la posibilidad de consultarlos y utilizarlos para hacer su declaración.
La importancia del timbrado de nómina
Además de ser obligatorio y de prevenir multas, el timbrado garantiza el correcto control de nómina, otorgando solidez jurídica a los pagos y proporcionando una mayor transparencia dentro del sistema tributario.
Asimismo, evita que haya evasión de impuestos, propicia un control preciso sobre las deducciones y brinda a los trabajadores una constancia oficial de sus ingresos, necesaria para sus trámites fiscales.
Puntos clave para un timbrado sin errores
Evita que los recibos de nómina timbrados, SAT y contabilidad generen dolores de cabeza a tu empresa, ya que el SAT no permite timbrado retroactivo. Aplica estas cuatro estrategias sencillas y prácticas:
- Verifica los datos como RFC, CURP, percepciones, aportaciones y deducciones antes de timbrar.
- Usa un software de nómina actualizado.
- Consulta frecuentemente si hay nuevas actualizaciones fiscales por parte del SAT.
- No dejes el timbrado para el último momento y sigue los plazos establecidos en la regla 2.7.5.1 de la RMF 2025.
| Pro tips para un timbrado impecable | |
|---|---|
| Conoce tus plazos | Generalmente, de acuerdo con la regla 2.7.5.1., el SAT te da un plazo después de la fecha de pago para timbrar, que varía según tu número de trabajadores (puede ser de 3 a 11 días hábiles). Puedes organizarte con un calendario fiscal para que nunca te pase. |
| Elige tu PAC sabiamente | No todos los Proveedores Autorizados de Certificación son iguales. Antes de elegir uno de la lista del SAT, evalúa su compatibilidad con tu software de nómina, su soporte técnico, velocidad de timbrado y, por supuesto, su costo. Una buena alianza aquí te ahorra muchos problemas. |
| ¿Error? A cancelar y sustituir | Si te equivocaste en un CFDI ya timbrado, no entres en pánico. El proceso correcto es cancelar el recibo original a través del portal del SAT (solicitando la aceptación del colaborador si es necesario) y emitir uno nuevo con la clave “04 – Sustitución de los CFDI previos”, relacionando el folio fiscal (UUID) del comprobante cancelado. |
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Preguntas frecuentes acerca del timbrado de nómina
No te quedes con dudas en un tema tan importante.
1. ¿Qué pasa si pago la nómina un mes, pero la timbro hasta el siguiente?
Siempre y cuando cumplas con los plazos que establece la regla de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), no hay problema. Por ejemplo, si pagas en los últimos días de septiembre, tienes los primeros días hábiles de octubre para timbrar. Lo importante es que la fecha de pago en el CFDI corresponda al mes en que realmente se pagó.
2. Si un empleado no tiene RFC, ¿puedo timbrar su nómina?
No. El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es un dato obligatorio para poder timbrar el recibo de nómina de un trabajador. Si un nuevo colaborador no lo tiene, debe tramitarlo ante el SAT como requisito indispensable para su contratación formal.
3. Como empleado, ¿para qué me sirve tener mis recibos timbrados?
Para todo. Tu recibo de nómina timbrado (CFDI) es tu comprobante oficial de ingresos. Lo necesitas para tu declaración anual, solicitar un crédito hipotecario o de auto, comprobar ingresos para un trámite de visa e incluso como prueba en caso de una aclaración laboral.
