En muchas empresas, llevar un control del tiempo extra es una prioridad. No solo impacta en los costos laborales, también influye en la planeación operativa y en la carga de trabajo de los equipos.
Por esta razón, cada vez más organizaciones establecen presupuestos de horas extra, una práctica que permite anticipar cuánto tiempo adicional se puede autorizar dentro de un periodo determinado.
Con Sistema TRESS, las empresas pueden administrar este proceso de forma clara y tener visibilidad sobre el comportamiento del tiempo extra antes de que se convierta en un problema operativo o presupuestal.
Beneficios de administrar un presupuesto de horas extra
Implementar un presupuesto de tiempo extra ayuda a que las empresas tengan mayor control y visibilidad sobre su operación.
Visibilidad para los responsables
Permite que los involucrados puedan consultar el presupuesto disponible y analizar si es conveniente autorizar más tiempo extra cuando se alcanza el límite establecido.
Administración ágil del tiempo extra
Facilita la gestión del tiempo adicional trabajado, permitiendo dar seguimiento a las horas generadas y autorizadas.
Planeación anticipada
Las empresas pueden planificar cuántas horas extra será necesario autorizar antes de que ocurran, lo que ayuda a mantener una mejor organización del trabajo.
Información para tomar decisiones
Contar con información anticipada permite que la gerencia pueda analizar el comportamiento del tiempo extra, identificar tendencias y tomar decisiones oportunas.
Registro de presupuestos en Sistema TRESS
Dentro de Sistema TRESS, los presupuestos de horas extra se registran desde la ventana de Presupuestos.
En este apartado se pueden definir:
- El nivel seleccionado al que aplica el presupuesto (por ejemplo, supervisor)
- Una descripción del presupuesto
- Las fechas de inicio y fin del periodo que abarca
- Además, desde esta misma ventana es posible consultar los presupuestos registrados, utilizando filtros para visualizar la información según las necesidades del usuario.
Tablero Presupuesto horas extras
Una vez configurado un presupuesto, el sistema estará calculando el total de tiempo extra y comparándolo contra el tope establecido en el rango de fechas correspondiente a cada presupuesto.
Dentro de Sistema TRESS y Supervisores se contará con el tablero “Presupuesto horas extras” donde se mostrará como van las horas extras con respecto a los presupuestos configurados. En la aplicación de Supervisores el usuario únicamente visualizará los presupuestos correspondientes a la gente que tiene a su cargo, a diferencia del tablero en Sistema TRESS donde se podrán visualizar todos los presupuestos.
Donde:
- Se incluyen indicadores de los totales de horas extras definidos como tope, trabajadas, autorizadas y pendientes por pagar
- Un listado con el detalle de cada uno de los presupuestos que se tienen configurados con base a la fecha de referencia.
- Un listado de los usuarios que han autorizado tiempo extra, en la suma de las horas se considera el total que se lleva a la fecha de la consulta desde el inicio de los presupuestos.
Consideraciones para su implementación
La información del tablero se actualiza automáticamente mediante el Servicio de Prenómina, el cual procesa los datos cada hora.
Esto permite contar con información actualizada para la fecha actual y facilitar el análisis del comportamiento del tiempo extra.
Es importante considerar que:
- Si se requiere ver información actualizada antes del siguiente ciclo, el servicio de Prenómina puede reiniciarse manualmente
- Las modificaciones que impacten presupuestos de días anteriores no se recalcularán automáticamente, ya que el servicio considera únicamente el presupuesto correspondiente al día actual
Control del tiempo extra con información clara
Administrar el tiempo extra de forma organizada permite a las empresas mantener el control de su operación y tomar decisiones con información confiable.
Con herramientas como Sistema TRESS, los equipos de Recursos Humanos pueden visualizar el comportamiento del tiempo extra, anticiparse a los excesos y mejorar la planeación del trabajo. Para más información Contáctanos.
Gloria Ivett Cortéz Morales
Asesor de Proyectos
