Los vales de despensa son una prestación que ayuda a los colaboradores a cubrir parte de sus gastos cotidianos y fortalece el paquete de beneficios de una empresa.
Para otorgarlos correctamente, desde Recursos Humanos se deben considerar elementos como el tope legal de vales de despensa, las reglas de integración al Salario Base de Cotización y los requisitos para deducir esta prestación.
Además, es importante distinguir entre el tratamiento de los vales de despensa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Impuesto Sobre la Renta (ISR), ya que cada uno tiene condiciones específicas. Conocerlas permite administrar esta prestación con mayor control y evitar errores en los cálculos de nómina.
¿Cuál es el tope legal de vales de despensa para el IMSS?
El artículo 27, fracción VI, de la Ley del Seguro Social establece que las despensas en especie o en dinero pueden excluirse del Salario Base de Cotización (SBC) siempre que su importe no rebase el 40% de la UMA mensual, un equivalente aproximado de $1,426.45 MXN mensuales para 2026.
Cuando el monto otorgado por concepto de vales de despensa supera el límite aplicable, la diferencia debe sumarse al SBC del trabajador. Esto significa que el excedente se considera para calcular las cuotas obrero-patronales ante el IMSS.
Revisa el importe de los vales otorgados a cada trabajador y conserva el soporte del cálculo del SBC. Si se rebasa el límite aplicable, verifica que el excedente se refleje correctamente en la integración salarial.
¿Los vales de despensa están exentos de ISR en 2026?
El artículo 93, fracciones VIII y IX, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) contempla supuestos de exención para prestaciones de previsión social, sujetos a las condiciones que establece la ley.
Entonces, la exención no significa que cualquier cantidad entregada esté libre de ISR sin importar las circunstancias. Para determinar si un vale de despensa exento de ISR cumple los requisitos, debe revisarse lo siguiente:
| Aspecto | ¿Qué debes verificar? |
|---|---|
| Naturaleza de la prestación | Que los vales se otorguen como previsión social y cumplan las condiciones fiscales aplicables, pues entregarlos como parte de este esquema no garantiza por sí solo la exención. |
| Forma de entrega | Que el beneficio se conceda conforme a los requisitos correspondientes. La entrega de dinero en efectivo no recibe el mismo tratamiento fiscal. |
| Límites fiscales | Las condiciones y limitaciones de la LISR para los ingresos exentos por previsión social, considerando los ingresos y prestaciones del trabajador. |
Por ello, no existe un importe mensual único que garantice que todos los vales de despensa estén exentos de ISR. Su tratamiento fiscal depende de las condiciones de la prestación y de las disposiciones aplicables.
Antes de definir el monto de los vales, revisa el paquete completo de prestaciones de la plantilla. Esto te ayudará a presupuestar el beneficio y anticipar los casos en los que podría aplicar una exención limitada.
¿Qué requisitos deben cumplir los monederos electrónicos autorizados por el SAT?
Para que la empresa pueda deducir los vales de despensa, el artículo 27, fracción XI, de la LISR establece que los recursos deben entregarse mediante monederos electrónicos autorizados por el SAT. Por lo tanto, no aplica la exención si se entregan vales en papel, al depositar una cantidad en efectivo o transferirla a la cuenta bancaria del trabajador.
Además, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contratar un vale de despensa exento de ISR de un emisor con autorización vigente del SAT.
- Contar con el CFDI con complemento de vales de despensa expedido por el emisor autorizado.
- Registrar correctamente la operación en la contabilidad y conservar la documentación comprobatoria.
Cabe destacar que los monederos solo podrán usarse en compras de artículos de consumo para la alimentación y canasta básica de establecimientos afiliados en México, sin la posibilidad de retirar el saldo en efectivo, pagar servicios, comprar bebidas alcohólicas o tabaco.
Verifica la vigencia de la autorización del proveedor al contratarlo y periódicamente durante la relación comercial. Así reduces el riesgo de operar con un emisor cuya autorización haya sido revocada o no renovada.
¿Los vales de despensa son deducibles para la empresa?
Sí, siempre que se cumplan los requisitos de la LISR y considerando que la deducibilidad tiene límites: el artículo 28, fracción XXX, establece que una parte de los pagos que representan ingresos exentos para los trabajadores puede ser no deducible.
En términos generales, la empresa puede deducir el 47% del monto correspondiente. Este porcentaje puede aumentar al 53% cuando las prestaciones exentas otorgadas a los trabajadores no disminuyan respecto del ejercicio fiscal anterior.
Por eso, al calcular el costo de esta prestación, la empresa debe considerar tanto los requisitos para deducir como el efecto fiscal de los ingresos exentos que reciben sus colaboradores.
¿Cómo puede ayudar la tecnología a gestionar los vales de despensa?
Administrar prestaciones implica un gran trabajo porque hay que coordinar información laboral, cálculos de nómina, de obligaciones fiscales y de seguridad social. Un error en los importes o en su registro puede generar diferencias que después no solo deberán ajustarse, sino que puede incurrir en multas.
Por eso, en Grupo Tress Internacional creamos Sistema TRESS y Revolution en la nube para ayudar a las organizaciones a gestionar sus procesos de Recursos Humanos y nómina con mayor control, haciendo los cálculos de forma automatizada y alineándose a las leyes aplicables vigentes.
De esta manera, las empresas pueden gestionar prestaciones, como los vales de despensa, con procesos claros y soluciones adecuadas para tener una operación más confiable, con mayor control de la información y menos margen de error.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo saber si un proveedor de vales de despensa está autorizado por el SAT?
Puedes consultar el padrón de emisores de monederos electrónicos de vales de despensa autorizados en el portal del SAT.
¿Cómo se calcula el costo fiscal de los vales de despensa para una empresa?
Para estimarlo, considera el monto total de la prestación, los requisitos para su deducción y la proporción no deducible que corresponda conforme al artículo 28, fracción XXX, de la LISR. También revisa si el excedente de los vales debe integrarse al Salario Base de Cotización, pues esto puede modificar el costo de las cuotas obrero-patronales.
