El reembolso de viáticos es uno de los aspectos que requieren un especial cuidado en las empresas, ya que un mal manejo puede dar lugar a errores administrativos que afecten tanto al área contable como al colaborador que haya viajado.
Lo recomendable es anticiparse y conocer cuáles son las fallas más frecuentes. De esta forma, un posible laberinto administrativo se puede convertir en un proceso ágil y claro, que beneficie tanto a los trabajadores como a la empresa y fortalezca su capacidad de atraer talento.
4 errores comunes en el reembolso de viáticos y gastos de viaje
Toma nota de los fallos más frecuentes en los gastos de viaje realizados por un trabajador en nombre de la organización (alimentación, transporte, hospedaje y otros), así como de las soluciones aplicables para un correcto pago de viáticos.
1. No establecer claramente los conceptos autorizados
Uno de los problemas más recurrentes es no especificar con detalle qué gastos se pueden reembolsar y cuáles no. En esos casos suelen aparecer gastos no autorizados, lo que genera malentendidos y una carga administrativa mayor para resolver la situación.
Solución: Se debe establecer una política clara en donde se especifiquen los conceptos válidos para reembolso y aquellos que no lo son.
2. Falta de límites de gastos
Bajo la misma lógica está el error de fijar un tope general para los viáticos y gastos de viaje sin especificar límites por cada rubro (transporte, comida, etc.). Esto provoca incertidumbre acerca de qué gastos se cubren y cuáles no, además de concentrar expensas excesivas en un solo ámbito.
Solución: Establecer categorías de uso de viáticos y, en cada una de ellas, determinar los montos máximos, manejándolas también dentro de las políticas empresariales.
3. Carencia de documentación de viáticos deducibles
La Ley del Impuesto Sobre la Renta (artículo 28) establece los montos límites diarios para viáticos deducibles, siendo de $750 para alimentos ($1,500 en el extranjero), $850 para uso de automóviles y de $3,850 para hospedaje. Para que la deducibilidad sea válida, los comprobantes fiscales deben emitirse a nombre de la organización. El error frecuente es que los colaboradores no solicitan los comprobantes, los pierden o no registran los gastos a nombre de la empresa.
Solución: Es importante capacitar a los trabajadores acerca de la importancia de estos comprobantes y establecer lineamientos claros. Igualmente, es recomendable estar al tanto de los gastos a la brevedad, incluso a distancia, para asegurarse de que todos queden documentados.
4. Procesos de comprobación incompletos o tardíos
Otro fallo es dejar que pase el tiempo para reportar los gastos llevados a cabo, afectando la contabilidad al dificultar el cierre mensual y el propio reembolso, retrasándolo. Además, una demora de este tipo puede llevar a que los comprobantes se pierdan o que los informes queden incompletos, y eso genera pérdidas de tiempo para hacer correcciones.
Solución: La empresa debe fijar plazos definidos para la presentación de informes de gastos y comprobantes, con el fin de mantener un proceso más ágil y estructurado.
| Pro tips para una gestión de viáticos impecable | |
|---|---|
| Digitaliza, no archives en papel | Fomenta el uso de apps para escanear recibos al instante. Esto minimiza el riesgo de perder comprobantes y agiliza la aprobación. Una foto al momento y listo. |
| Checklist del viajero | Prepara una lista de verificación simple para tus colaboradores. Incluye puntos como: “revisar política de viáticos”, “confirmar topes de gasto por categoría”, “solicitar siempre factura a nombre de la empresa” y “reportar gastos antes de 48 horas tras el viaje». |
| Adelantos inteligentes | Considera otorgar anticipos de viáticos a través de tarjetas corporativas de prepago. Esto facilita el control del gasto en tiempo real, evita que el empleado use su propio dinero y simplifica la conciliación. |
| Feedback que construye | Al finalizar un viaje, abre un pequeño espacio para que el colaborador comente si la política fue clara, si los montos fueron suficientes o si tuvo algún problema. ¡Esta retroalimentación es oro para mejorar el proceso! |
Mantén el orden de los viáticos con tecnología para tu empresa
Prevenir errores como estos es más sencillo y práctico con Sistema TRESS y Revolution en la nube, soluciones de Grupo Tress Internacional que brindan funciones específicas para la gestión de los colaboradores y el pago de sueldos. Con ellas, el control administrativo se simplifica y se asegura que el pago de viáticos se realice de forma puntual y correcta junto con la nómina.
Del mismo modo, los colaboradores pueden confirmar que los reembolsos se hagan sin errores y, de ser el caso, hacer aclaraciones gracias al portal +ORDEN. Desde ahí tienen acceso inmediato a su información laboral, prestaciones por ley y recibos, sin importar dónde se encuentren.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pasa si un gasto excede el límite establecido en la política?
Generalmente, la empresa solo reembolsará hasta el monto máximo autorizado. La diferencia deberá ser cubierta por el empleado. Sin embargo, si hubo una circunstancia excepcional (ej. un vuelo cancelado que obligó a una noche extra de hotel), es crucial comunicarlo de inmediato al supervisor para buscar una autorización especial, documentando la razón.
2. ¿Son reembolsables los gastos de entretenimiento con clientes?
Depende 100% de la política de la empresa. Algunas organizaciones lo permiten bajo un presupuesto específico y con previa autorización, ya que se considera una inversión en la relación comercial. Otras lo prohíben explícitamente. Siempre es mejor preguntar antes de invitar.
3. ¿Puedo usar servicios como Uber/Didi para transportarme?
Claro. Hoy en día es uno de los gastos más comunes y aceptados. La clave es que, al finalizar el viaje, solicites la factura (CFDI) desde la aplicación con los datos fiscales de la empresa para que sea un gasto deducible y reembolsable sin problemas.
