El registro de NSS es uno de los procesos más importantes que realizan las empresas con sus trabajadores, pues es la llave que garantiza el acceso a atención médica, incapacidades, ahorro para el retiro e incluso crédito para vivienda. Por ello, es esencial manejar este dato con cuidado.
Es importante subrayar que un registro incorrecto o fuera de tiempo puede ocasionar retraso en la afiliación al IMSS, falta de cobertura y multas que van de las 20 a las 350 UMA (artículo 304 B de la Ley del Seguro Social). A esto se suma el daño a la reputación de la empresa. Por esta razón, el presente artículo revisa las fallas relacionadas con el NSS para trabajadores.
4 errores comunes en el registro de Número de Seguridad Social
Este número de 11 dígitos no debe convertirse en un obstáculo. Conoce las posibles fallas en el registro de NSS y asegúrate de que cada alta ante el IMSS sea correcta.
1. No registrar a nuevos trabajadores a tiempo
Cuando llegan nuevos colaboradores, uno de los errores más frecuentes es omitir su registro inmediato. La ley establece un plazo de 5 días hábiles como máximo (artículo 15 de la LSS).
Para evitar esa situación, puedes adoptar la política de realizar el registro el mismo día que la persona se incorpora a la empresa.
2. Fallar en la verificación del NSS
Es indispensable comprobar el NSS que proporcione el nuevo colaborador, puesto que si simplemente se toma tal cual lo proporciona existe riesgo de errores que generen inconsistencias ante el IMSS.
Como solución está el buscar NSS de un trabajador en el portal oficial del IMSS, de modo que evites fallas y garantices la inmediata cobertura de sus derechos.
3. Cometer errores de captura
Quizá la falla más habitual es la de hacer una captura incorrecta de algún dígito o dato relacionado, como la CURP o la fecha de nacimiento, creando discrepancias que salgan a relucir en trámites futuros.
Lo ideal es hacer un chequeo doble de información, verificando que los datos coincidan entre sí, antes de mandarlos al Instituto.
4. Registrar duplicados NSS para trabajadores
Otro error frecuente es registrar NSS duplicados, situación que se presenta sobre todo cuando ingresan varios empleados nuevos de manera simultánea. Esto complica la nómina, las aportaciones y, en el peor de los casos, la correcta acumulación de las semanas de cotización.
La solución aquí es cruzar información para verificarla con los documentos oficiales y buscar NSS de un trabajador individualmente para garantizar que cada registro hecho es único.
| Pro tips | |
|---|---|
| Checklist de onboarding | Integra la validación del NSS como un paso obligatorio e inicial en tu proceso de bienvenida para nuevos talentos. ¡Que no se te escape! Pide la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) y la Constancia de Semanas Cotizadas; ambos documentos contienen el NSS verificado. |
| Designa un “guardián de datos” | Centraliza la responsabilidad en una persona o un equipo pequeño. Esto minimiza los errores de captura y asegura que el proceso se haga siempre de la misma forma, ¡y bien! |
| Automatiza la carga de datos | En lugar de la captura manual, utiliza software de nómina que permita la carga masiva o la importación de datos desde una hoja de cálculo. Esto reduce drásticamente los errores de dedo. |
| Auditorías preventivas trimestrales | No esperes a que el IMSS te notifique. Realiza una revisión rápida cada tres meses. Cruza los datos de tu sistema de nómina con los emitidos por el IMSS. ¡Anticípate a los problemas! |
Domina el NSS con Grupo Tress Internacional
Los trabajadores ya tienen el IMSS digital; modernízate tú también con soluciones que ayuden a que tu empresa maneje adecuadamente los datos de tus empleados.
Entre ellas están Sistema TRESS y Revolution en la nube, plataformas que te permiten llevar un control pormenorizado de la información de cada trabajador, gestionar la nómina con precisión y aplicar las retenciones conforme a la ley, para no caer en inconsistencias o detectarlas a tiempo.
Asimismo, con el portal +ORDEN los colaboradores pueden consultar su información y recibos de nómina de forma transparente, teniendo la posibilidad de hacer aclaraciones de inmediato si se requiere.
Con Grupo Tress Internacional tendrás bajo control el Número de Seguridad Social y toda la gestión relacionada.
Preguntas frecuentes acerca del registro de NSS
Si hay más dudas, existen suficientes respuestas.
1. ¿Qué hago si un nuevo colaborador no sabe o no tiene su NSS?
¡Sencillo! Puedes ayudarlo a generarlo o consultarlo directamente en el portal del IMSS Digital con su CURP y un correo electrónico. El trámite es gratuito y toma solo unos minutos.
2. Un empleado me dice que tiene dos números de NSS, ¿qué procede?
Este es un caso de homonimia o duplicidad. El trabajador debe acudir a la subdelegación del IMSS que le corresponda para realizar un trámite de unificación de cuentas. Es crucial que lo haga, pues tener dos NSS puede afectar sus semanas cotizadas y el acceso a sus prestaciones.
3. ¿El NSS cambia si el trabajador cambia de empleo?
No, el Número de Seguridad Social es único, permanente e intransferible a lo largo de toda la vida laboral de una persona, sin importar cuántas veces cambie de empleador.
