Administrar las vacaciones para trabajadores es una de las tareas que debe recibir especial atención por parte de las empresas, pues un manejo adecuado de las ausencias permite mantener la productividad, incluso cuando los colaboradores se encuentran descansando.
Este es un tema que ha adquirido mayor relevancia desde que las vacaciones, según la Ley Federal del Trabajo, pasaron de 6 a 12 días a partir del primer año de servicio, con un aumento de 2 días por cada año adicional, hasta llegar a 20. Esta situación plantea un desafío para el área de Recursos Humanos, sobre todo cuando se acercan temporadas como las de verano.
¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados?
Puedes aplicar las siguientes estrategias para planificar adecuadamente las vacaciones laborales e incluirlas entre los factores que debes considerar respecto a este asunto.
1. Establecer políticas claras
La base del orden son los lineamientos. En este caso, deben incluir los pasos y canales para solicitar días de descanso, los plazos y otros aspectos, como la antigüedad del colaborador y la carga de trabajo. Asimismo, es importante puntualizar las restricciones que aplicarán en los períodos más pesados o críticos, para no comprometer las necesidades del negocio.
2. Peticiones anticipadas
El aspecto de los plazos merece una mención especial. Debes determinar un periodo máximo para pedir vacaciones, de forma que los colaboradores lo hagan con antelación y la empresa tenga tiempo de planificar su organización llegado el momento. Así habrá menor posibilidad de experimentar sobrecargas de trabajo o desorganización.
3. Tener planes de contingencia
Parte de cómo organizar las vacaciones de los empleados incluye el considerar escenarios límite, como que alguien solicite muchos días seguidos o que varios colaboradores se ausenten al mismo tiempo. Para ello, necesitas saber cómo redistribuir tareas, prepararte para posibles contrataciones temporales y estar abierto a negociar con los trabajadores por si realmente los necesitas en un momento crítico.
4. Comunicarte con proveedores y clientes
Si identificaste un momento en el que no contarás con una parte considerable de tu equipo, habla con clientes y proveedores, informándoles sobre las ausencias y los posibles impactos. Así, podrán posponer eventos, entregas, pagos, reuniones y demás actividades, o encontrar otras alternativas convenientes, evitando malentendidos.
5. Utilizar herramientas tecnológicas
Usa un software o herramientas digitales para facilitar la implementación de los procesos de solicitud de vacaciones de los trabajadores, organizarlos, monitorearlos e incluso automatizarlos.
6. Hacer evaluaciones posvacacionales
Ya con tus colaboradores de vuelta, pide retroalimentación al equipo que permaneció en funciones sobre cómo se desarrollaron las actividades en ausencia de sus compañeros. También establece indicadores para medir el cumplimiento de objetivos y metas de productividad. Por último, identifica áreas de mejora y realiza los ajustes necesarios para el futuro.
Logra una óptima organización de las vacaciones laborales
Para gestionar de forma ordenada los periodos de descanso de los trabajadores, puedes apoyarte en Sistema TRESS y Revolution en la nube, que cuentan con módulos para administrar al personal y llevar un control de asistencias y descansos. Estas plataformas ofrecen todo lo necesario para que planees las actividades de la empresa y evites impactos negativos ante la ausencia de algunos colaboradores.
Puedes complementar estas soluciones con el portal +ORDEN, donde los trabajadores tienen la opción de consultar sus correspondientes días de vacaciones según la Ley Federal del Trabajo, ya sea los que han tomado, los que les restan o aquellos próximos a vencer.
Con Grupo Tress Internacional, mantén la productividad, ya sea en verano o en cualquier otro período vacacional.
