Con tantos sistemas y servicios digitales que hay actualmente, proteger la información de empleados de una empresa se vuelve una gran prioridad. ¿Por qué? Los departamentos de Recursos Humanos manejan datos importantes de los empleados como domicilios, números de teléfono, cuentas bancarias, registros médicos, entre otros, que deben tratarse con confidencialidad.
De acuerdo con un reciente informe de la empresa IBM, en 2024 se registró el costo promedio global más alto por filtración de datos que estaban almacenados en nubes públicas, sumando 5.17 millones de dólares. Por lo tanto, la seguridad de la información empresarial debe ser un pilar clave para la gestión de talento.
6 prácticas para la protección de datos personales de los empleados
La digitalización en las empresas ha generado diversos beneficios. Sin embargo, con esta tecnología también se incrementan los riesgos por ataques informáticos que pueden afectar las operaciones, la reputación e incluso tener que cubrir las sanciones legales por el incumplimiento de las normas para la protección de datos personales.
Desde el área de Recursos Humanos se pueden implementar algunas medidas que permitan cuidar y tratar la información en las empresas:
- Limitar accesos: permitir solo a cierto personal el acceder a la información delicada, gestionando permisos específicos en los sistemas.
- Usar plataformas seguras: buscar que los software usados cumplan con estándares de seguridad y que cuenten con la certificación ISO 27001.
- Cifrado de datos: utilizar el cifrado de extremo a extremo en cada proceso.
- Capacitación constante: es importante recibir formación periódica y actualizaciones sobre los riesgos de ciberseguridad, prevención de fraudes y protección de la información de empleados de una empresa.
- Autenticación multifactor: usar métodos de doble verificación para acceder a los sistemas.
- Monitorear y hacer auditorías: revisar constantemente para detectar cualquier actividad sospechosa o corregir vulnerabilidades.
Adicionalmente, debe haber una colaboración entre los departamentos de Recursos Humanos y TI para reforzar la seguridad de la información e implementar las medidas de ciberseguridad que sean efectivas a fin de prevenir fugas de datos y cumplir con normativas de privacidad.
Es posible comenzar con programas de capacitación continua para que los empleados comprendan los riesgos y sepan cómo protegerse. Por ejemplo, podrían hacerse simulaciones de ataques de phishing con el fin de que todos en la organización estén preparados para identificar y responder a posibles amenazas. Así podrían moldearse los protocolos ante incidentes.
También es fundamental que cada empleado tenga permisos de acuerdo con sus funciones y que se evite la instalación o uso de programas no aprobados por la empresa, lo cual puede ser monitoreado por el área de TI. Hay que establecer procedimientos claros para eliminar accesos cuando un empleado deja la empresa, lo que elimina riesgos de fugas de información.
Grupo Tress Internacional: aliado para cuidar la información de empleados de una empresa
Cabe destacar que cada vez será más importante la colaboración entre los especialistas de TI y el equipo de Recursos Humanos, pues ellos pueden ayudar a monitorear la seguridad de la información, asegurándose de brindar soporte en casos de incidentes.
Para ello, Grupo Tress Internacional ofrece soluciones avanzadas como Sistema TRESS y Revolution en la nube, que ayudan en temas como el cálculo de nómina y control de asistencia. También integran medidas de protección de datos personales que garantizan la seguridad de la información porque permiten gestionar datos de los empleados, con accesos controlados y en cumplimiento con las regulaciones vigentes.
Conoce cómo puedes respaldar la información de los empleados en tu área con las herramientas de Recursos Humanos que Grupo Tress Internacional pone a disposición de las empresas.
