La correcta gestión de nómina es de los aspectos esenciales dentro de cualquier empresa, ya que es lo que garantiza que los colaboradores reciban el pago por su trabajo en tiempo y forma. Un manejo preciso y cuidadoso evita discrepancias que puedan generar problemas en la administración de recursos o malentendidos con el personal.
Así que es crucial saber los pormenores y peculiaridades de este tema, desde los departamentos de Recursos Humanos y Contabilidad, con el objetivo de cumplir con lo que señala la Ley Federal del Trabajo respecto al manejo de los salarios (capítulos V, VI y VII), y no incurrir en ilegalidades. Una de estas singularidades es la nómina especial, sobre la cual en este artículo aprenderás lo esencial.
Gestión de nóminas: los tipos existentes en México
Existen en el país diversos tipos de nómina que se basan en distintos criterios, uno de ellos es por periodo, es decir, basándose en los lapsos que pasan entre cada pago (semanal, catorcenal, quincenal o mensual), y el otro es por información y características que la integran, aquí está la de tipo normal, confidencial y, por supuesto, la especial.
¿Qué es una nómina especial?
Aunque la respuesta a qué es una nómina especial no implica complejidad, sí hay que prestarle particular atención, pues se trata de pagos que se producen fuera de los tiempos y procesos normales que maneja la empresa. Su propósito es otorgar remuneraciones inmediatas en situaciones que lo ameriten, entre ellas:
- Haber cometido un error en nóminas anteriores, como pagos insuficientes
- Hacer un pago final a quienes hayan decidido partir de la empresa antes de la fecha normal de depósito
- Realizar la entrega de comisiones, bonos, primas u otros incentivos que no coincidan con la periodicidad común
- Reembolsar gastos que un colaborador haya hecho por la empresa
- Llevar a cabo ajustes debido a aumentos, horas extras no pagadas, retroactivos y otros factores
¿Cómo se calcula?
Aunque se le denomina «nómina especial», su cálculo no es tan distinto al de los demás tipos de nómina. La principal diferencia es que se procesa fuera del ciclo habitual, pero el proceso es prácticamente el mismo, con ligeras variaciones. A continuación, se detalla el procedimiento:
- Identificar el tipo de pago (ajuste, bono, proporcional) para saber qué deducciones aplican
- Determinar a cuánto equivale el monto bruto (es decir, antes de impuestos y descuentos)
- Aplicar las retenciones pertinentes de acuerdo al tipo de pago (ISR, cuotas de seguridad social, ahorro para el retiro o la vivienda, entre otras)
- Obtener el salario neto (después de impuestos y retenciones)
- Hacer el registro en el sistema de nómina
- Emitir el CFDI y realizar el depósito de fondos
Así de fácil es cómo se hace el cálculo y proceso de pago de una nómina especial.
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