¿Qué es el RFC? RFC son las siglas de Registro Federal de Contribuyentes, una clave única que el gobierno mexicano utiliza para identificar a las personas físicas (asalariados) y morales (empresas) que lleven a cabo una actividad económica en nuestro país. Por medio de esta clave la autoridad fiscal es capaz de conocer puntualmente la actividad económica que cada contribuyente lleva a cabo y con quién, es por esto que al timbrar la nómina es un dato importante.
¿Que es el Timbrado de la nómina?
De forma más elemental, el timbrar una nómina es informar al Servicio de Atención Tributaria (SAT) que el recibo de nómina se ha creado, además de brindarle la información que contiene, como los pagos efectuados y en qué conceptos se llevaron a cabo, los finiquitos, la liquidación, bonos, retenciones, etc.; debido a esto, todas las empresas y empleadores del país tienen la obligación de timbrar cada uno de los recibos de nómina que generan y entregarlos a sus trabajadores a través de un Proveedor Autorizado de Certificaciones (PAC), cumpliendo los requisitos de cualquier otro Comprobante Fiscal Digital por Internet.
Deducibilidad
El pago de salarios también es uno de los conceptos por los cuales se deducen impuestos en México, es por ello por lo que Hacienda busca tener un mayor control al respecto.
Con toda esta información, el encargado de la Contabilidad de sus empresas podrá establecer lo que deben deducir ante Hacienda, pero únicamente podrán ser deducidos los egresos que cuenten con los timbrados de nómina, así como su respectivo Certificado Fiscal Digital; y una de las causas por la que una nómina no se puede timbrar es que el RFC capturado al momento de dar de alta al empleado sea incorrecto o no esté inscrito ante el SAT;
Proceso de Validación de RFC:
Por lo anterior en la nueva versión 2020 de Sistema Tress recién liberada, se incluye un proceso de validación de RFC, el cual te indicará antes de que el empleado comience a trabajar en su empresa si el RFC que se está proporcionando es válido y está inscrito en las listas del SAT.
Para que ese dato se valide al momento de capturar el Alta, al realizar algún ajuste de los datos del Empleado, o mediante el proceso masivo, debe ser activado este mecanismo dentro de los Globales de Recursos Humanos como se muestra en la imagen:
Al Activar este mecanismo el sistema nos advertirá tanto al momento del registro de alta o cuando sea necesario modificar algún dato de identificación del empleado, si el RFC no está inscrito ante el SAT.
Proceso de Alta:
O en caso de realizar alguna corrección a los datos de identificación.
Dentro de esta versión, también se creó un proceso masivo para esta validación, el cual nos sirve para revisar varios empleados en particular en un solo paso, y lo podemos encontrar en el menú de Empleados, dentro de los cambios masivos, Validación de RFC’S
El primer dato que nos pedirá este proceso será la fecha a partir de la cual se validarán las altas.
Inmediatamente después, nos preguntará si queremos validar a todos los empleados, rango, lista en particular, o queremos agregar algún filtro o condición:
Enseguida nos mostrará la pantalla con la opción de aplicar, cancelar, o Atrás (regresar a una pantalla anterior) con su respectiva advertencia o descripción de lo que realizará el proceso:
Finalmente nos mostrará el resultado, donde nos indicara con color Rojo los RFC que son incorrectos, y en color negro los correctos, con la opción de exportarlos a Excel o simplemente terminar el proceso(ok)
on este mecanismo evitamos tener nóminas sin timbrar debido a el RFC incorrecto, y en consecuencia no poder deducir dichos pagos.
Deisy Escudero
Ejecutivo de Servicio
San Luis Potosí
