Saber con claridad qué son los viáticos ayuda a que las empresas alcancen un mejor orden en el manejo de sus recursos económicos. Esto es especialmente importante cuando parte de sus actividades involucran enviar a colaboradores a otros sitios geográficos para que cumplan funciones laborales.
Por eso, es un buen momento para revisar detalladamente los viáticos y gastos de viaje, con el fin de identificar los factores involucrados y los aspectos clave a considerar al realizar el cálculo. Esto permitirá que el proceso sea más eficiente y preciso tanto para Recursos Humanos como para Contabilidad.
¿Qué son los viáticos?
Son las sumas de dinero que una empresa asigna a aquellos colaboradores enviados a viajes de negocios o actividades fuera del sitio de trabajo, con la finalidad de que puedan cubrir los gastos que represente esa jornada.
Son fondos pensados para proveerle lo básico y necesario a cualquier empleado que esté fuera cumpliendo con sus funciones laborales, de tal modo que no se vea en la necesidad de poner de su dinero para cumplir con ellas. Estos se pagan poco antes o al momento de que el trabajador inicie su travesía.
¿Cómo calcular viáticos? 5 pasos que debes seguir
Cada viaje empresarial tiene condiciones muy particulares, sin embargo, existen factores elementales a tomar en cuenta para que el proceso de determinar los montos de dinero sea más ordenado y escrupuloso.
Aprende cuáles son estos aspectos para que sepas cómo calcular viáticos sin que falte algo importante.
1. Define los objetivos
El presupuesto se comienza a definir dependiendo de la naturaleza del viaje. Por eso, lo primero es saber si dicho traslado es corto, largo, si involucra tratar con un cliente, si es para un congreso, si se debe hacer una presentación ante una audiencia respecto a un nuevo producto o la situación de la empresa, entre otros propósitos.
2. Identifica y categoriza gastos
Con los objetivos trazados, ya puedes establecer los rubros requeridos. Entre los básicos están el alojamiento, alimentación, transporte y comunicaciones (saldo telefónico y datos móviles). A esos se pueden unir otros más, como materiales, entretenimiento, visitas específicas e incidencias laborales.
3. Investiga los costos promedio locales
Es importante conocer los montos promedio requeridos en viáticos y gastos de viaje para cada categoría en el destino, de modo que no se otorgue a los empleados menos dinero del necesario ni se exceda significativamente el presupuesto estimado para el viaje. Contacta a hoteles y restaurantes, y haz preguntas respecto a lo que una persona gasta normalmente al andar por la calle o trasladarse.
4. Determina montos máximos
Con la finalidad de que los gastos no se salgan de control, establece topes máximos a utilizar en cada categoría, de tal forma que no se gaste más de lo previsto y toda expensa tenga límites razonables preestablecidos. Aquí es donde debes de hacer la comprobación de viáticos para asegurarte de que no omitiste algún detalle.
5. Cumple con la normativa
Recuerda cumplir con la legislación. En este caso, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) presenta tres opciones: en qué casos los viáticos no podrán ser deducibles de impuestos, en qué escenarios sí, así como bajo qué condiciones y cuáles son las cantidades que no se deben sobrepasar (artículos 28 y 93). Además, es relevante también cumplir con los CFDI correspondientes a esos ingresos por concepto de viáticos.
Con esos elementos bien definidos, podrás asignar recursos suficientes a cada apartado y te será más fácil establecer un presupuesto certero. De ese modo, no habrá problemas en el momento que se realice el cálculo y comprobación de viáticos.
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