Los procesos de alta, reingreso y baja son clave para el óptimo desempeño del sistema. Si bien este ya cuenta con mecanismos para registrar la información, es fundamental agilizar y reforzar la seguridad de estas operaciones. Además, no se debe depender del conocimiento exclusivo de un usuario ni generar retrabajos innecesarios. Por ejemplo, cuando un nuevo colaborador comienza a gestionar las altas en Sistema TRESS, puede enfrentar algunos desafíos:
Primero, es necesario recopilar información de varios reportes para generar contratos, gafetes y otros documentos, asegurando que los datos sean correctos. Sin embargo, estos reportes suelen estar dispersos y pueden ser modificados por otros usuarios, lo que dificulta aún más el proceso. Además, la impresión individual de cada reporte consume demasiado tiempo, afectando la eficiencia operativa.
¿Cuántas veces nos ha sucedido que la póliza contable no cuadra, el layout bancario ha sido modificado o los reportes de timbrado presentan cambios inesperados? Esto suele ocurrir debido a omisiones en los controles de seguridad o errores de usuarios con acceso a esta información, quienes, de manera involuntaria, pueden haber manipulado, eliminado o alterado los reportes.
Tenemos buenas noticias para ti
En la versión 2024 de Sistema Tress se implementó la opción de imprimir todos los reportes necesarios para el flujo de contratación de manera ágil y segura.
Además, estos reportes estarán protegidos por un mecanismo de seguridad que estará relacionado con diferentes procesos de Sistema Tress, lo que significa que no podrán ser manipulados ni eliminados a menos que se tenga el derecho de acceso correspondiente.
¿Cómo funciona?
Se implementará el mecanismo “Generar documentos de Alta”, que permitirá generar de forma masiva todos los reportes necesarios para el proceso de Alta/Gafete. Los reportes incluidos en este nuevo proceso serán únicamente de tipo forma y listado.
Para utilizar “Generar documentos de Alta”, es necesario asignar al reporte correspondiente el Proceso Relacionado según la opción aplicable, en este caso: Alta/Gafete.
¿Cómo generas los documentos de Alta?
Se tienen varias opciones:
1.- Al terminar cada alta, ahora aparecerá la opción “Generar documento de alta”
Al acceder a esta opción, aparecerá la siguiente pantalla indicando los reportes que se imprimirán para esa alta, además de varias opciones para filtrar.
2.- Si tu proceso de contratación es mucho más robusto y no es viable detenerse empleado por empleado para imprimir los archivos, o si las altas provienen de una importación o interfaz, contamos con la opción de realizar la impresión de forma masiva.
Esta la encontrarás en la pestaña Empleado | Movimientos | Otros | Generar Documento de Alta.
En esta pantalla, podrás seleccionar el día de las altas para imprimir los reportes seleccionados.
3.-Los reportes tipo Gafete, adicional cumplen con otra función, ya que estos pueden imprimirse de manera recurrente, para esto se agrega la opción de imprimir el Gafete, sin necesidad de ir a reporteado.
Empleados | Currículum | Fotos e Imágenes, al seleccionar la pestaña Editar.
¿Qué más hace Proceso Relacionado en los reportes?
La opción Proceso Relacionado no solo identifica el reporte con el proceso, sino que también añade un mecanismo de protección, lo que significa que estos reportes no podrán ser modificados ni eliminados. Solo los usuarios del grupo de administradores pueden omitir esta validación; para el resto de los usuarios, es necesario contar con el derecho de acceso.
Los reportes relacionados los podrás identificar en la última columna de la pantalla del reporteador.
Los procesos que puedes asignar a los diferentes reportes son: Altas, Gafetes, Bajas, Asistencia, Nómina, Dispersión, Póliza y Timbrado.
Protege la integridad de tus reportes
En la versión 2024 de Sistema TRESS hemos implementado este nuevo y mejorado mecanismo de reportes relacionados. Estas mejoras ya forman parte de su licenciamiento actual, por lo que te invitamos a aprovecharlas al máximo.
Este nuevo mecanismo no solo facilita la impresión de reportes de alta y gafetes de manera ágil y segura, sino que también protege tus reportes mediante un sistema de seguridad avanzado. Esto asegura que los reportes no puedan ser manipulados ni eliminados sin el derecho de acceso correspondiente, garantizando la integridad de tu información.
Para configurar y utilizar estas nuevas funcionalidades, te recomendamos contactar a tu ejecutivo de servicio, quien estará encantado de asistirte con las configuraciones pertinentes.
Aprovecha esta oportunidad para optimizar tus procesos y proteger tus reportes con el nuevo mecanismo de Sistema TRESS. Estamos seguros de que estas mejoras harán tu trabajo mucho más eficiente y seguro.
Omar Fernando Guzmán Valenzuela
Ejecutivo de Servicio
Tijuana
