Configuración de Póliza Contable por conceptos

La póliza por conceptos se desarrolla incluyendo en primera instancia los conceptos de nómina a contabilizar, para posteriormente asociar a cada concepto una fórmula especial. A partir de dicha fórmula se generan múltiples cuentas para el concepto en forma automática.

El tamaño de la cuenta contable puede ser de hasta 255 caracteres y se puede configurar de diferentes formas.

Ejemplo

  • La póliza contable está basada en el nivel 5 dentro de Sistema TRESS que corresponde al Centro de Costo.

Datos Generales

  • Ctac().- Indica la subcuenta dentro del catálogo de conceptos; en este caso no forma parte de la estructura de la cuenta solo nos permite separar los gastos por concepto. No se debe dejar vacío, poner en ese campo el mismo número del código de concepto a 3 dígitos y rellenar con CEROS a la izquierda como se muestra en la imagen.
  • Ctan(5).- Indica que traerá la subcuenta que tenemos en el catálogo de centro de costo. El (5) indica el nivel al que corresponde esta tabla ya que como fue creada en el orden 5 por eso adquiere este dato.

¿Cómo se compone la estructura de la póliza?

1.- Dentro de la tabla de centro de costo la columna Texto conforma el primer segmento de la cuenta donde nos indica que los empleados que tengan el centro de costo 100 y 110 siempre iniciaran con 603 y el resto de los centros de costo inician con 605

ctac()+’-‘+NIVEL5.TB_TEXTO+if(ctan(5)=’0100′,’01’,’02’)+’000-00000000-‘+ctan(5)

2.-El segundo segmento nos indica el concepto donde se va a distribuir el gasto y esto cambia dependiendo el dato anterior ya que la subcuenta ‘0100’  que lo conforma el centro de costo  100 y 110 siempre se hará referencia dentro de la formula con los primeros 2 dígitos para diferenciar al resto de los centros de costos

ctac()+’-‘+NIVEL5.TB_TEXTO+if(ctan(5)=’0100′,’01’,’02’)+‘000-00000000-‘+ctan(5)

if(ctan(5)=’0100′,’01’,’02’)  En este ejemplo se hace referencia al concepto de sueldo donde se indica que los centro de costo 0100 el ‘01’ será asignado para ellos y el resto les seguirá en la estructura de la cuenta con ‘02’ para el resto de los centros de costos

3.- La columna Subcuenta del catálogo de centros de costo es el que hace referencia con la función ctan(5) ya que si este dato está vacío la póliza no tendrá a donde distribuir el gasto por lo que cuando se agregue un centro de costo nuevo; NO olvidar llenar este campo al igual que el de TEXTO.

3.1.- Cuando se agrega un centro de costo. No es necesario agregar algo en la estructura del reporte a menos que sea un concepto nuevo este si hay que darlo de alta en este reporte.

4.- La parte siguiente de la estructura se considera como FIJA en algunas cuentas de cargo este dato que no depende de una formula de ir encerrado entre apostrofes.

ctac()+’-‘+NIVEL5.TB_TEXTO+if(ctan(5)=’0100′,’01’,’02’)+‘000-00000000-‘+ctan(5)

5.- La última parte de la estructura corresponde al centro de costo donde tomara el que se capturo en la tabla de centros de costos en el rubro de Subcuenta.

ctac()+’-‘+NIVEL5.TB_TEXTO+if(ctan(5)=’0100′,’01’,’02’)+’000-00000000-‘+ctan(5)

Otras consideraciones…

  • Algunos conceptos de cargo/abono no es necesario hacer la distribución por centro de costo o alguna referencia especial; estas son asignadas por contabilidad como se muestra en el sig. Ejemplo.
  • Para hacer un prorrateo de algún monto por ejemplo el concepto de Liq. De Ahorro donde el 50% se carga en una cuenta y el otro 50% a otra,  se configura de la siguiente manera:

Se da de alta el concepto 2 veces poniendo un valor en la columna de prorrateo dependiendo en cuanto se quiere prorratear ese dato (en el ejemplo se manejó 50 para cada uno) y se determina la cuenta para cada concepto.

Si dentro de una cuenta existiera una parte fija siempre debe ir iniciado y terminada con apostrofe ya que de lo contrario marcara error.

Tipos de Póliza

  • Se pueden agregar ‘N’ tipos de póliza depende de las necesidades del cliente; pudieran ser por ejemplo 2,  la de Nóminas y la de Provisión.  Estas se dan de alta en el catálogo de Tipos de Póliza dentro de la carpeta de Catálogos/Nominas/Tipos de Póliza.

Proceso de Generación de Póliza

  • Una vez que la nómina este como Calculada Total/Afectada (se recomienda que este ya afectada) se puede generar el proceso de generación de póliza
  • Al termino se genera una bitácora y muestra el total de cargo y abono de esa semana.

Exportación de póliza contable

  • El reporte 730 está diseñado para cumplir con el requerimiento para la importación a su sistema de contabilidad. Se puede generar una vez procesada la póliza.
  • Solo validar la ruta donde será descargado el ascii

Enrique Hernández
Ejecutivo de Servicio

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