De acuerdo con la Ley del Seguro Social (LSS), el patrón está obligado a pagar las cuotas obrero patronales, tal y como lo observamos en el siguiente ordenamiento:
LSS. Artículo 5 A. Para los efectos de esta Ley, se entiende por:
XV. Cuotas obrero patronales o cuotas: las aportaciones de seguridad social establecidas en la Ley a cargo del patrón, trabajador y sujetos obligados;
XVI. Cédulas o cédula de determinación: el medio magnético, digital, electrónico, óptico, magneto óptico o de cualquier otra naturaleza, o bien el documento impreso, en el que el patrón o sujeto obligado determina el importe de las cuotas a enterar al Instituto, el cual puede ser emitido y entregado por el propio Instituto;
Artículo 39. Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el programa informático, autorizado por el Instituto. Asimismo, el patrón deberá presentar ante el Instituto las cédulas de determinación de cuotas del mes de que se trate, y realizar el pago respectivo, a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente.
Y continúa señalando la misma ley en el siguiente artículo:
Artículo 39 A. Sin perjuicio de lo dispuesto en el primer párrafo del artículo anterior, el Instituto, en apoyo a los patrones, podrá entregar una propuesta de cédula de determinación, elaborada con los datos con que cuente de los movimientos afiliatorios comunicados al Instituto por los propios patrones y, en su caso, por sus trabajadores en los términos de la presente Ley.
La propuesta a que se refiere el párrafo anterior podrá ser entregada por el Instituto en documento impreso, o bien, previa solicitud por escrito del patrón o su representante legal, en medios magnéticos, digitales, electrónicos o de cualquier otra naturaleza.
En el caso de los patrones que reciban la propuesta a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto óptico o de cualquier otra naturaleza, y opten por usarla para cumplir con su obligación fiscal, invariablemente, para efectos de pago, deberán utilizar el programa informático previamente autorizado por el Instituto, a que se refiere el artículo 39.
Cuando los patrones opten por usar la propuesta en documento impreso para cumplir la obligación fiscal a su cargo, bastará con que la presenten y efectúen el pago de la misma en la oficina autorizada por el Instituto, dentro del plazo señalado en el artículo 39 de esta Ley.
Si los patrones deciden modificar los datos contenidos en las propuestas entregadas, deberán apegarse a las disposiciones de esta Ley y sus reglamentos y anotarán en documento impreso o en el archivo de pago que genere el programa autorizado, todos los elementos necesarios para la exacta determinación de las cuotas, conforme al procedimiento señalado en el reglamento correspondiente.
El hecho de que el patrón no reciba la propuesta de cédula de determinación emitida por el Instituto, no lo exime de cumplir con la obligación de determinar y enterar las cuotas, ni lo libera de lasconsecuencias jurídicas derivadas del incumplimiento de dichas obligaciones.
Por lo tanto, antes de realizar el pago mensual o bimestral de las cuotas de seguro social e Infonavit, se sugiere que hagamos la comparación que muestra la emisión mensual y cuando corresponda, la bimestral.
¿Qué debemos revisar?
a) Los nombres de los trabajadores;
b) Su Número de Seguridad Social;
c) Sus Salarios base de cotización;
d) Las fechas de sus movimientos afiliatorios, como son los reingresos (o altas), las modificaciones de salarios y las bajas.
Porque puede darse el caso de que la información que tiene el IMSS difiera de la que nosotros tenemos en nuestra base de datos de la nómina.
Es importante que tengamos completos los expedientes de los trabajadores, con los documentos que comprueben su identidad, como son:
1. Acta de nacimiento;
2. Identificación oficial;
3. Contrato de trabajo;
4. Clave única de registro de población (CURP);
5. Número de Seguridad Social;
6. Registro Federal de Contribuyentes
Resulta muy recomendable, que antes de que contratemos a los trabajadores nos aseguremos de que sus datos personales concuerden con lo que tiene el IMSS registrado en su base de datos. Y si encontramos alguna discrepancia, solicitar la corrección de datos personales, directamente en la ventanilla de afiliación, ya sea que lo realice el trabajador o nosotros como noministas y no esperarnos al momento en que recibimos la primera emisión en la que debe aparecer el trabajador.
¿Cómo realizamos la confronta?
Nos apoyamos con la plataforma IDSE (IMSS Desde su Empresa):
1.
La plataforma IDSE nos permite comparar la información de acuerdo con las siguientes opciones:
Y de acuerdo con los resultados, realizamos la corrección en aquéllos trabajadores en los que el IDSE nos envíe la advertencia correspondiente.
Reciban un cordial saludo,
Lic. PepeSoto – Asesor
