Los avisos afiliatorios de nuestros trabajadores deben presentarse en tiempo y forma, tal y como lo establece la Ley del Seguro Social (LSS) y el Reglamento de afiliación (RACERF). De esta manera se evita que el instituto nos finque algún capital constitutivo o nos imponga multas por la presentación extemporánea de dichos avisos afiliatorios en caso de accidentes o enfermedades de trabajo.
Por ejemplo, si no informamos la baja de algún trabajador o lo hacemos de forma extemporánea, seguirá existiendo la obligación por parte del patrón de seguir cubriendo las cuotas obrero-patronales, hasta que no se presente el aviso afiliatorio de baja. Sin embargo, si se comprueba que ese trabajador fue inscrito por otro patrón, se puede solicitar al IMSS la devolución de esas cuotas pagadas en exceso, tal y como lo señala el art. 37 de la LSS.
Se recomienda tener un contacto estrecho con cada jefe de grupo para que nos informe de inmediato las ausencias de los trabajadores, a fin de realizar las pesquisas necesarias, hasta incluso ir a buscar a los trabajadores a sus casas para salir de dudas, ya que en ocasiones por el ausentismo del trabajador el patrón lo da de baja sin notar que posiblemente esté incapacitado. En este caso la baja sería improcedente y el patrón tendría que cubrir las cuotas omisas, así como también, tendría que asumir la posible multa que imponga el instituto cuando visualice el faltante de pago.
La LSS establece los plazos para la presentación de los avisos, que según el artículo 15, es de 5 días hábiles a la fecha del nacimiento de la obligación (reingreso, modificación de salario o baja del trabajador).
Una vez me preguntaron si aplicaba la prórroga al siguiente día hábil. Por ejemplo, si el quinto día hábil para la presentación del aviso afiliatorio fuera viernes o inhábil; sin embargo, el art. 3 del RACERF, excluye esta cuestión en la presentación de los avisos afiliatorios, así que es importante tener mucho cuidado.
Si los avisos los presentas de manera extemporánea, no te olvides de pagar las cuotas desde el día de origen del movimiento, apegándote al art. 304-C de la ley y liberándote del pago de alguna multa; dado que el instituto aún no se haya dado cuenta de la extemporaneidad.
El aviso Afil02. Reingreso del trabajador:
El aviso Afil 03. Modificación de salarios:
El aviso Afil 04. Baja del trabajador:
Aprovecha las bondades del IDSE
Desde hace varios años el IMSS implementó el sistema IDSE (IMSS desde su empresa), mediante el cual, desde la comodidad de tu oficina puedes reportar los reingresos, modificaciones de salarios y bajas de tus trabajadores. Con este portal se pretende simplificar el procedimiento de presentación y tramitación de los movimientos afiliatorios, mediante procesos automatizados con la comunicación directa de las computadoras de los patrones y los servidores informáticos del IMSS. Con esto, se prevee mantener las bases de datos actualizadas de ambos participantes (patrones e instituto).
Una vez que los patrones se dieron de alta y obtuvieron sus accesos, podrán enviar a tiempo sus avisos afiliatorios, reduciendo el riesgo de algún incumplimiento señalado en la ley y el reglamento.
Si el patrón se dio de alta mediante el escritorio virtual, su ingreso al portal del IDSE será a través del uso de su e-firma del SAT. Si lo hizo mediante la prealta en el portal del IMSS y terminó el trámite en ventanilla, debieron darle su certificado digital para poder ingresar al IDSE.
