Requisitos para elaborar una nomina

Como encargados de la preparación de la nómina de un empresario, necesitamos contar con cierta información preliminar, para la correcta elaboración de este proceso de determinación de las percepciones y deducciones de las personas que le prestan a su patrón, un servicio personal subordinado, es decir, de los trabajadores.
 

  1. RFC de la empresa, ya sea de persona física o persona moral, para que se confirme el cumplimiento de las retenciones del impuesto sobre la renta a los trabajadores y su correspondiente entero al SAT. Para cumplir con la expedición de los CFDIs por pagos de salarios.
  2. Registro patronal ante el IMSS/INFONAVIT. Para ser fiscalizados en el cumplimiento del pago de las cuotas obrero patronales del seguro social y las aportaciones y amortizaciones referidas al Infonavit.
  3. Registro patronal ante Infonacot (para realizar las retenciones a los trabajadores que son sujetos de créditos al consumo.
  4. Registro ante la dirección de finanzas estatales, para efecto del pago del impuesto sobre nóminas.
  5. Plan de prestaciones (reglamento de cada percepción y deducción, de ley o contractuales). Si no se cuenta con este plan, los contratos individuales de trabajo. 
  6. Contar con el expediente laboral de los trabajadores que contenga:

a. Acta de nacimiento
b. CURP
c. RFC del trabajador
d. Identificación oficial

e. Número del seguro social
f. Contrato de trabajo
g. Designación de beneficiarios
h. Comprobante de domicilio, de su afiliación a alguna Afore, comprobante de estudios, aviso de privacidad. 

7. Contar con los registros diarios de asistencia.
8. Elaboración de una prenómina, con la información de los trabajadores a cargo de un supervisor. Prenómina que  podría traer esta información básica de un área o departamento:

9. En la medida de lo posible, apoyarse en un sistema electrónico de elaboración de la nómina, que nos permita un manejo más ágil de la información que la rodea.
 10. Contar con el certificado de sellos digitales, a fin de que podamos “timbrar”, o sea, expedir la factura electrónica CFDI, de los pagos por salarios a los trabajadores.

Y aunque la Ley federal del trabajo, no nos señala la información que deben llevar los recibos de pago de salarios y las nóminas o listas de raya, nos apoyamos en lo que el reglamento de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización de la Ley del seguro social indica en su art. 8º  y 9º:
a) Nombre del patrón o razón social (en caso de ser persona moral)
b) Registro Federal del Contribuyente (RFC) patronal y el registro patronal ante el IMSS
c) El periodo de pago de la nómina: semanal, catorcenal, quincenal, mensual.
d) Nombre completo del trabajador
e) El RFC, la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador y su NSS
f) La fecha de ingreso del trabajador, duración de la jornada y el tipo de salario
g) Los días laborados o la unidad de tiempo pactada
h) El salario cuota diaria y el Salario Base de Cotización (SBC)
i) Las deducciones y percepciones derivadas de la relación de trabajo (legales y contractuales)
j) El salario neto que recibe el trabajador; y su firma

Elaborar una nómina, no debería ser considerado un reto imposible de vencer. Solo que debes estar conciente de que el volumen de información que se maneja, es tanta, que mi recomendación es que te hagas de un sistema que te ayude a realizar los cálculos de manera automática de las percepciones y deducciones de cada uno de tus trabajadores.

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