Tip Mensual Sistema TRESS: Generación de reportes salida Mail Merge Word

Tip Mensual Sistema TRESS

Tip compartido por: Suset Sandoval

¿Qué es un reporte Mail merge Word?

Es un reporte que trabaja con una plantilla la cual es un documento de Word, nosotros podemos darle el formato que más nos guste en el documento y desde Sistema TRESS solo vaciar la información a nuestra plantilla previamente diseñada.

Este tipo de reportes son muy útiles y prácticos por lo que no debemos limitarnos a usarlos solo para generar contratos. Podemos usarlos para cualquier documento que queramos generar de manera automática considerando siempre que la información se encuentre almacenada en Sistema TRESS o usando algún parámetro para capturar algún dato especial que deba incluir nuestro documento. 

¿Cómo generar un reporte salida Mail Merge Word?

En Sistema TRESS entramos a reportador (F7) y agregamos un reporte nuevo, en este caso será un reporte para generar una constancia.

En la lista de campos agregaremos los datos que queremos ver en nuestra constancia.

En este ejemplo se incluye un campo con un parámetro, este parámetro lo damos de alta en la pestañaParámetros de nuestro reporte con el nombre que deseamos lo identifique, y al generarlo capturaremos el dato que queremos ver en la plantilla. 

Una vez creado el parámetro regresamos a la lista de campos y en la sección de fórmula agregamos el parámetro previamente creado. 

Ya  terminado el reporte y teniendo la plantilla que usaremos, en la sección de Impresora vamos a seleccionar el tipo de salida, el nombre del archivo txt (este archivo contiene todos los datos que se generan del reporte de TRESS y el documento de Word va y lee este txt para extraer la información) y la ruta donde se encuentra nuestro documento de Word.

Damos clic en vista preliminar y nos pedirá capturar el parámetro que registramos, damos clic en OK.

Y a continuación pide que guardemos el archivo txt, lo guardamos e inmediatamente después se abrirá la plantilla (documento de Word).

Al abrirse el documento automáticamente se activa la pestaña MAILINGS, en la opción Insert Merge Fielddesplegamos la lista y veremos los nombres de los campos que agregamos en el reporte de Sistema TRESS.

Seleccionamos el campo de nombre y de manera automática nos mostrará el nombre del empleado que hayamos seleccionado en los filtros del reporte desde Sistema TRESS. De la misma manera vamos insertando todos los datos que necesitemos hasta tener completo el documento.

Desde los filtros del reporte podemos mandar a un solo empleado, un rango o todos los empleados activos de Sistema TRESS y desde Word podemos navegar entre ellos y mandar a imprimir todos los archivos en un solo envío y no de uno por uno, estas opciones están en la pestaña de MAILINGS en la sección de Preview Results, con las flechas azules podemos navegar entre empleados una vez insertados los datos en el documento.

Para imprimir las hojas de todos los empleados, nos vamos a la opción Finish en la misma pestaña de MAILINGS, hacemos clic en Finish & Merge y nos despliega un menú en el cual seleccionaremos la opción de Print Documents y nos mostrará una ventana con 3 opciones para mandar a imprimir.

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