Considerando que en 2023 entró en vigor, de forma obligatoria, el uso del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) en su versión 4.0 y sabiendo que esta actualización requiere el cuidadoso llenado de nuevos campos, conviene repasar este proceso, a fin de realizar una facturación electrónica exitosa y consistente.
5 pasos para una facturación electrónica exitosa
Asegurémonos de que la operación de la empresa sea exitosa al emitir este documento con las siguientes medidas:
1. Verificar bien los datos a incluir
Cualquier transacción que amerite la emisión de una factura electrónica debe incluir ciertos datos: el nombre completo del emisor y del receptor, el código postal del anterior, así como el domicilio fiscal y el RFC de ambas partes.
Estos deben coincidir a detalle, incluyendo cada letra, espacio, punto y coma, con la información que aparece en la Constancia de Situación Fiscal (CSF) de la persona que recibirá el CFDI. De existir diferencias, la emisión no es válida.
2. Seleccionar el tipo de CFDI correcto
Existen varios tipos de CFDI en el catálogo del SAT, cuya primera letra indica a qué tipo se refiere:
- E: Egreso
- I: Ingreso
- N: Nómina
- P: Pago
- T: Traslado
Elegir el tipo correcto es primordial, pues de equivocarnos, habrá que cancelar la factura.
Recordemos que, para validar la clave del campo “Uso de CFDI” debe coincidir con el tipo de persona (física y moral) y el régimen fiscal permitido por cada uso del documento.
3. Emitir el comprobante fiscal a tiempo
Otra de las claves para facturar es atenerse al rango de tiempo. Por ejemplo: un CFDI de nómina debe generarse en cuanto se realice el pago.
Si alguno de los datos incluidos no coincide, podría no ser aceptado y comprometer nuestro cumplimiento de los plazos definidos por la legislación.
4. Actualizar la información según reglas vigentes
En México, surgen nuevas legislaciones con periodicidad, sobre todo en materia fiscal. Esto implica cambios relevantes en la facturación. Una de las actualizaciones más destacadas es el CFDI 4.0, que está vigente desde inicios del año.
Aparte de la información relevante del primer punto, se agregaron nuevos campos que informan si la operación CFDI involucra impuestos directos.
5. Elijamos programas de facturación electrónica confiables
Una facturación exitosa depende en gran medida de los programas de facturación electrónica que empleemos. Si bien podemos guiarnos por las publicaciones del SAT, es importante elegir un programa cuya interfaz sea simple y sencilla de usar.
Sobre todo, este debe mantener los datos ingresados a salvo, aparte de preservar la concordancia con las regulaciones vigentes del país. Esto puede evitarnos importantes inconvenientes, como sanciones por la emisión incorrecta del CFDI, y en el caso de no cumplir los requisitos de la versión 4.0, las multas por cada documento con errores puede ser muy alta.
Apoyémonos en un sistema de facturación electrónica
Estos procedimientos resaltan la importancia de apoyarnos en un sistema de facturación electrónica de confianza, que nos ayude a cumplirlos sin errores. En ese sentido, las soluciones digitales de Grupo Tress Internacional serán un respaldo crucial para una operación exitosa.
Con ellas podemos emitir el CFDI de nómina para cada empleado y acceder al Servicio de Timbrado GTI, que toma en cuenta las nuevas disposiciones requeridas por el formato de CFDI 4.0.
Así, nos mantenemos a la vanguardia, y aseguramos el cumplimiento eficaz de las regulaciones del SAT en cada comprobante fiscal.
