Las pólizas contables representan uno de los elementos más importantes dentro de la gestión financiera empresarial, al funcionar como un registro de todas las transacciones que la organización lleva a cabo.
A veces puede ser compleja su elaboración y, por lo tanto, conviene usar la automatización para optimizar el proceso, razón por la cual vale la pena conocer las ventajas de esta implementación tecnológica. Pero antes de entrar en detalle, es importante definir lo que es una póliza contable.
¿Qué es una póliza contable?
Es un registro contable donde se documentan todas las operaciones financieras de una empresa, junto con los comprobantes que acreditan cada movimiento, dentro de un periodo determinado. Su elaboración responde a las obligaciones fiscales establecidas en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.
Tipos de pólizas contables
Básicamente, existen 3:
- De diario: registran operaciones al interior de la empresa que no involucran flujo de efectivo
- De ingresos: captan las entradas de dinero
- De egreso: documentan la salida de capital
4 beneficios de la automatización en pólizas contables
Conoce las ventajas de los distintos tipos de pólizas contables:
1. Genera mayor eficiencia
Si dejas esta actividad en manos de la tecnología, vas a ganar tiempo que normalmente se invertía en conciliaciones, cálculos y elaboración de reportes. De esta manera, quienes se encargaban de eso podrán atender otras cuestiones y aumentar la productividad del área.
2. Reduce los errores
La intervención manual, especialmente cuando implica el manejo de muchos datos o documentos, es muy propensa a errores. Esta situación se minimiza cuando una máquina se encarga de estos procesos, debido a su control, precisión y fiabilidad.
3. Ofrece total apego a la norma
Normalmente, los sistemas automatizados de este tipo trabajan estrictamente con base en los requerimientos legales y normativos que dicta la ley, trabajando con actualizaciones constantes en este sentido.
4. Brinda acceso a datos en tiempo real
Como en el caso de la digitalización y automatización de nómina, tienes la posibilidad de consultar información contable al momento y desde donde quieras, gracias a la rapidez de las operaciones.
Las mejores estrategias para su implementación
Después de haber visto los beneficios de la automatización de procesos en las pólizas contables, es justo que tengas ahora unas recomendaciones para su exitosa instauración.
Evaluar el estado actual de los procesos
Observa cómo opera el área de contabilidad en tu empresa normalmente para que identifiques áreas de mejora y determines en qué puede ayudar la automatización.
Busca la herramienta adecuada
Conociendo las necesidades y puntos a fortalecer, explora una solución que te brinde lo que requiere tu organización.
Capacita a los colaboradores
Enséñales a los encargados de estos procesos. Deben saber cómo utilizar los sistemas de automatización para que funcionen óptimamente.
Monitorea y haz ajustes
Cuando esté en marcha todo, es necesario estar supervisando el desempeño de estas herramientas para ir haciendo los cambios necesarios o corregir errores al momento.
Experimenta la eficiencia tecnológica en la contabilidad de tu empresa
Con un software de Recursos Humanos puedes llevar a cabo distintas acciones, como automatizar los procesos de contabilidad. Sistema TRESS y Revolution en la nube son claros ejemplos de soluciones por parte de Grupo Tress Internacional, que, con módulos dedicados a la automatización de nómina y a las finanzas empresariales, ponen a tu alcance la opción de generar cada póliza contable con los lineamientos específicos que se deben de seguir.
