El cierre bimestral de nómina requiere revisar más que los acumulados del periodo. Para los equipos responsables de nómina y Recursos Humanos también representa el momento de validar las percepciones variables, los cambios en el salario y la información que deberá reportarse al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Una revisión de las emisiones bimestrales del IMMS también permite identificar diferencias entre la información de nómina, el SUA y los registros del Instituto antes de realizar los pagos correspondientes.
Por eso, conocer y aplicar correctamente los artículos 30 y 34 de la Ley del Seguro Social (LSS) ayuda a mantener actualizado el Salario Base de Cotización (SBC) y reducir errores durante el cierre bimestral.
¿Qué establecen los artículos 30 y 34 de la Ley del Seguro Social?
El artículo 30 de la LSS establece las reglas para determinar el salario diario base de cotización cuando existen elementos fijos, variables o una combinación de ambos.
En términos prácticos:
- Salario fijo: cuando el trabajador percibe elementos fijos y otras retribuciones periódicas cuya cuantía puede conocerse previamente, estos conceptos se integran al salario.
- Salario variable: cuando existen percepciones que no pueden conocerse previamente, se consideran los ingresos variables obtenidos durante los dos meses inmediatos anteriores y se dividen entre los días de salario devengado en ese periodo.
- Salario mixto: cuando el trabajador recibe elementos fijos y variables, se suman los elementos fijos al promedio de las percepciones variables.
Por su parte, el artículo 34 establece los plazos para comunicar al IMSS las modificaciones al salario diario base de cotización. Para los elementos variables, la modificación correspondiente al bimestre anterior debe comunicarse dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses establecidos por la Ley.
5 puntos que RH y nómina deben revisar al cierre bimestral
1. Identificar correctamente el tipo de salario
Antes de calcular cualquier modificación, es necesario identificar si el salario del trabajador es fijo, variable o mixto.
Esta clasificación determina la forma en que deben integrarse las percepciones y calcularse el SBC. Una configuración incorrecta puede trasladarse al cálculo de cuotas y a los movimientos que posteriormente se presentan ante el IMSS.
2. Revisar las percepciones variables del bimestre
Comisiones, bonos de productividad y otras percepciones variables deben revisarse antes de determinar el nuevo salario base de cotización.
El artículo 34 señala que el salario diario, cuando existen elementos variables, se determina dividiendo el total de los ingresos variables obtenidos en el bimestre anterior entre los días de salario devengado y, cuando corresponde, sumando el resultado a los elementos fijos del salario.
Por ello, no basta con revisar el monto acumulado. También es necesario realizar una revisión de las percepciones variables y validar que los conceptos y días correspondan al cálculo.
3. Verificar los plazos para presentar modificaciones ante el IMSS
Una vez determinado el nuevo salario, el siguiente paso es asegurarse de que los avisos de modificación se presenten dentro del plazo correspondiente.
Para las modificaciones derivadas de elementos variables, el artículo 34 establece que deben comunicarse al IMSS dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, según corresponda al bimestre anterior.
Llevar un control de estas fechas evita que una modificación correcta termine convirtiéndose en un problema por presentarse fuera de plazo.
4. Considerar ausentismos e incapacidades
Los días de ausencia e incapacidades también deben formar parte de la revisión del cierre.
Cuando existen periodos en los que no se pagaron salarios, la Ley del Seguro Social establece reglas específicas para determinar la cotización. Por ello, estos movimientos deben validarse antes de cerrar el cálculo y generar los avisos correspondientes.
5. Comparar los acumulados antes del cierre definitivo
Antes de timbrar definitivamente la nómina y generar los movimientos afiliatorios, conviene comparar los acumulados de prestaciones y percepciones contra la información que utilizará tu sistema para determinar el SBC.
Esta revisión permite detectar diferencias antes de que lleguen al proceso de presentación ante el IMSS.
Ejemplo: ¿qué ocurre cuando no se valida el cálculo del SBC?
Supongamos que un trabajador recibió comisiones y bonos de productividad durante todo el bimestre.
Al calcular el nuevo SBC mixto, el nominista debe considerar los ingresos variables del bimestre anterior y dividirlos entre los días de salario devengado que correspondan.
Si el cálculo omite alguna percepción, utiliza un número incorrecto de días o la modificación no se presenta dentro del plazo establecido, puede generarse una diferencia entre la información que tiene la empresa y la reportada al IMSS.
El problema no termina en el cálculo. Una diferencia puede repercutir en la determinación de las cuotas obrero-patronales y requerir posteriormente una revisión y corrección de la información.
El propio IMSS establece mecanismos para presentar movimientos afiliatorios y contempla las modificaciones relacionadas con salarios fijos, variables y mixtos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué se debe revisar en el cierre bimestral de nómina?
Se deben revisar las percepciones variables, el tipo de salario de cada trabajador, el cálculo del Salario Base de Cotización (SBC), ausentismos, incapacidades y las modificaciones salariales que deben reportarse al IMSS. También es recomendable validar los acumulados antes de cerrar la nómina y generar los movimientos afiliatorios.
¿Cuándo se deben reportar al IMSS las modificaciones por salario variable?
De acuerdo con el artículo 34 de la Ley del Seguro Social, las modificaciones derivadas de elementos variables deben comunicarse al IMSS dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, según corresponda al bimestre anterior.
¿Qué pasa si el SBC se calcula incorrectamente?
Un cálculo incorrecto del SBC puede generar diferencias en las cuotas obrero-patronales y requerir la corrección de la información reportada al IMSS. Por ello, validar las percepciones variables, los días de salario devengado y las modificaciones salariales antes del cierre ayuda a reducir errores y mantener la información actualizada.
