Cuando se establece una relación laboral, contar con la documentación adecuada es fundamental. Sin embargo, es común que los empleadores desconozcan qué documentos deben solicitar al candidato durante el proceso de contratación. Esta falta de claridad puede generar complicaciones y obstáculos en la formalización del empleo.
Por eso, es crucial conocer los documentos mínimos indispensables para iniciar una relación laboral de manera legal y efectiva. Estos documentos no solo garantizan el cumplimiento de las regulaciones laborales, sino que también protegen los derechos del trabajador y los intereses del empleador. Veamos cuáles son esos documentos mínimos necesarios:
- Acta de nacimiento: Este documento es esencial para establecer la identidad de los ciudadanos mexicanos. Puede obtenerse en línea a través del sitio web www.gob.mx, siendo expedida por cada entidad federativa con un costo particular.
- Identificación oficial: Para corroborar la identidad del interesado, se pueden presentar documentos como la credencial de elector, la licencia de conducir, la cédula profesional o la credencial del INAPAM.
- CURP (Clave Única de Registro de Población): Este documento se utiliza para registrar de forma individual a todas las personas que residen en México, tanto nacionales como extranjeras. Se tramita en línea de forma gratuita en el mismo sitio gubernamental mencionado anteriormente.
- Constancia de situación fiscal (CSF): Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes permite a los candidatos identificarse como personas físicas con actividad económica, cumpliendo así con sus obligaciones fiscales y demostrando estar actualizados ante el SAT.
- Número de seguro social (NSS): Este número es necesario para registrar a todas las personas físicas que prestan un servicio personal subordinado a otra, con el fin de obtener beneficios de seguridad social.
- Aviso de privacidad: Aunque no esté especificado en las normas laborales, es importante cumplir con la Ley de Protección de Datos en posesión de terceros al solicitar información personal de los candidatos.
- Comprobante de estudios: Algunos puestos de trabajo requieren una preparación académica o profesional específica, por lo que se debe solicitar un documento que lo acredite.
- Comprobante de domicilio: Es necesario para mantener comunicación con el interesado y su familia en caso de urgencia.
- Contrato de trabajo: Este documento establece las obligaciones del trabajador y del empleador, especificando el tipo de trabajo, salario y condiciones laborales.
A medida que avanza la relación de trabajo, se van integrando al expediente laboral documentos como:
- CFDIs (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet): Son los comprobantes de pago de salarios correspondientes a cada período de nómina, así como los de prestaciones especiales, tanto anuales como finales.
- Vacaciones: Se incluyen como evidencia de que el trabajador las disfrutó sin dejar ningún período pendiente.
- Aguinaldo: Se aporta como prueba del pago realizado al trabajador.
- PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades): Se documenta en los años en que corresponda, como evidencia de su pago.
- Capacitación: Se registra como evidencia del cumplimiento constitucional de capacitar y adiestrar al trabajador en aspectos como seguridad e higiene laboral.
- Registros de asistencia: Son necesarios para demostrar la presencia del trabajador en sus labores y en los centros de trabajo.
- Actas administrativas: Estos documentos se generan como resultado de investigaciones relacionadas con sucesos vinculados a la actuación del trabajador.
- Reglamento Interno de Trabajo: Se incluye como evidencia de que el trabajador recibió una copia y está al tanto de sus disposiciones y normativas.
- Incapacidades médicas: Se agregan para evidenciar los eventos relacionados con enfermedades generales, riesgos laborales o maternidad que haya experimentado el trabajador.
- INFONAVIT: Se presentan evidencias de que el trabajador solicitó un crédito de vivienda y lo estuvo pagando a través de la nómina, incluyendo cualquier modificación o suspensión de descuentos.
- INFONACOT: Se aporta para demostrar que el trabajador fue beneficiario de un crédito personal y lo estuvo pagando a través de la nómina.
Además, al término de la relación laboral, se emite el finiquito como evidencia del último pago de prestaciones y salarios devengados.
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