A diario, información confidencial como los archivos de dispersión de nómina, exportaciones de datos, catálogos de empleados y pólizas se comparte entre los usuarios y colaboradores de tu empresa, probablemente sin que lo notes. Sin embargo, ¿alguna vez te has detenido a pensar qué tan seguro es este proceso? Especialmente cuando hablamos de la dispersión tradicional de nómina, que involucra la transmisión de archivos sensibles.
Un claro ejemplo de esta vulnerabilidad es cómo los archivos de nómina son enviados hoy en día: a menudo, se transfieren por correo electrónico o se suben a portales sin cifrado, lo que significa que viajan sin ningún tipo de seguridad. Esto pone en riesgo la protección de los datos y la integridad de la información.
Los problemas más comunes en la dispersión tradicional de nómina incluyen:
- Riesgo de fraude o robo de datos durante la transferencia, que puede comprometer la seguridad financiera de la empresa.
- Exposición de información sensible, como datos personales y financieros de los empleados.
- Cargas administrativas y lentitud del proceso, dado que los archivos pasan por múltiples pasos (generación, envío por correo, carga en portales bancarios, etc.).
- Cumplimiento insuficiente de las normativas internas y externas de seguridad, lo que puede generar auditorías fallidas o problemas con regulaciones externas.
¿Cómo resuelve este problema la Transferencia Segura de Archivos?
Como solución, en Revolution en la nube implementamos un control seguro para garantizar la protección de los archivos sensibles en cada etapa de su transmisión hasta su destino final. Con las dos modalidades clave de dispersión protegida podrás estar seguro de la confidencialidad de la información como el cumplimiento con las normativas de seguridad:
- Dispersión protegida interna: En este modelo, se podrá enviar el archivo (txt) encriptado a una carpeta segura SFTP. Para garantizar la protección adicional, se asignan credenciales de acceso y contraseñas a la carpeta SFTP, así como claves PGP para el almacenamiento y la transferencia segura de los datos. Aunque el archivo también puede ser enviado por correo electrónico encriptado, solo los destinatarios con la clave correspondiente podrán descifrarlo y acceder a la información, garantizando que la transmisión sea segura en todo momento.
- Dispersión protegida interna al banco: El archivo encriptado se envía directamente a una carpeta segura SFTP del banco, asegurando que solo las partes autorizadas tengan acceso a él. Para reforzar la seguridad, se utilizan credenciales y contraseñas para acceder a la carpeta segura SFTP, junto con las llaves PGP específicas del banco. De este modo, la información se transmite de forma segura y llega directamente al banco sin riesgos de interceptación.
5 beneficios de la implementación
1. Seguridad avanzada
La implementación de encriptación PGP y Transferencia Segura SFTP protege los archivos de nómina y los datos sensibles, eliminando los riesgos de fraude y filtración de información.
2. Cumplimiento normativo
La solución garantiza un cumplimiento riguroso con la Ley Federal de Protección de Datos Personales. A través de accesos delimitados y controlados, se previene el acceso no autorizado a la información, asegurando que la empresa cumpla con las regulaciones vigentes para la protección de datos.
3. Mayor control y trazabilidad
Con la solución implementada, se asegura una rastreabilidad total de todas las actividades relacionadas con los archivos, como accesos, modificaciones y movimientos de datos. Esto permite identificar cualquier anomalía de manera inmediata y tomar acciones correctivas de forma eficaz.
4. Eficiencia operacional mejorada
El proceso se agiliza significativamente, reduciendo los tiempos de transmisión y validación de archivos. Al simplificar los pasos necesarios, se eliminan los retrasos innecesarios y se reducen los costos operativos, lo que impacta directamente en la eficiencia y rentabilidad de la empresa.
5. Garantía en la transmisión de información
La automatización total del proceso elimina el riesgo de errores humanos en la entrada de datos, como omisiones de empleados, pagos incorrectos o montos desactualizados. Esto asegura una transmisión precisa y sin fallos, mejorando la confianza tanto dentro de la empresa como con los empleados.
Si tu empresa aún no ha adoptado una solución de transferencia segura de archivos, ahora es el momento ideal para dar ese paso hacia un proceso más seguro, eficiente y conforme a las normativas. Ponte en contacto con nosotros para que podamos ayudarte a implementar esta mejora de Revolution en la nube.
Elena Margarita Sierra Gómez
Ejecutiva de Servicio
Tijuana
