La gestión de incapacidades, permisos y vacaciones es un aspecto clave en la administración del personal de cualquier empresa. En la última versión de Sistema TRESS, hemos introducido mejoras significativas para facilitar este proceso y garantizar que la información esté siempre disponible y respaldada digitalmente.
En este artículo, exploraremos cómo gestionarlos de manera eficiente con Sistema TRESS, los beneficios de la digitalización de documentos y los cambios realizados para simplificar la administración de estos procesos.
Digitalización de documentos
En la nueva versión, hemos agregado una funcionalidad que permite a los usuarios clasificar y adjuntar documentos relacionados con incapacidades, permisos y vacaciones. Esta mejora tiene como objetivo proteger los registros de posibles daños o extravíos de documentos físicos, optimizando la gestión del proceso.
Beneficios:
- Disponibilidad inmediata de documentos: Los documentos estarán accesibles digitalmente, facilitando su revisión y evitando el extravío de los mismos
- Ahorro de tiempo: Al estar integrados en el mismo registro de incidencia, no será necesario buscar documentos manualmente
- Reducción de expedientes físicos: Ayuda a reducir la acumulación de papeles, manteniendo los registros organizados
Cambios aplicados:
- Reestructuración de la ventana de Recursos Humanos: Se han añadido nuevas pestañas para facilitar el acceso a los documentos adjuntos
- Nuevos campos en la pestaña de Recursos Humanos | Documentos: Ahora es posible clasificar los documentos según la incapacidad, el permiso o las vacaciones
Registro de incapacidades, permisos y vacaciones
El registro adecuado de las incidencias es esencial para un control preciso de la asistencia y los derechos laborales de los empleados. A continuación, te mostramos cómo registrar cada tipo de incidencia:
Registro de incapacidad:
- Accede al apartado de «Incapacidades» y selecciona al empleado correspondiente
- Una vez capturada la incidencia, accede a la pestaña «Documentos» para anexar los archivos relacionados
Registro de vacaciones:
- Dirígete al apartado de «Vacaciones» y selecciona al empleado correspondiente
- Al registrar la incidencia, verás la pestaña «Documentos» donde podrás adjuntar los archivos correspondientes
Registro de permiso:
- Accede al apartado de «Permisos» y selecciona al empleado
- Después de registrar la incidencia, podrás añadir el documento correspondiente en la pestaña «Documentos»
Actualización automática del Calendario de Asistencia: Incapacidades fuera de tiempo
Este proceso se activa cuando un empleado presenta su hoja de incapacidad después de haber transcurrido días de ausentismo. Si el ajuste no se ejecuta a tiempo, el calendario podría reflejar faltas injustificadas, lo que afecta el cálculo de pagos ante el IMSS.
Beneficios:
- Corrección automática de faltas injustificadas: El sistema ajusta el calendario automáticamente para reflejar correctamente la incapacidad, evitando errores en los registros de asistencia
- Precisión en los cálculos ante el IMSS: Garantiza que las incidencias estén correctamente registradas para evitar problemas con el IMSS
- Reducción de errores humanos: Minimiza las omisiones al automatizar el ajuste, evitando inconsistencias
- Optimización de reportes a SUA: Facilita la exportación precisa de información a los sistemas afiliatorios
- Ahorro de tiempo: La automatización reduce la carga operativa al evitar la corrección manual de los registros
El siguiente ejemplo ilustra cómo se registra una incapacidad y cómo el sistema actualiza automáticamente el calendario de asistencia del empleado, evitando problemas asociados con datos incorrectos o desactualizados.
Toma el control con Sistema TRESS
La nueva mejora del Sistema TRESS facilitará la gestión de incapacidades, permisos y vacaciones, permitiendo a los equipos de Recursos Humanos realizar estos procesos de manera más ágil y eficiente.
Para más detalles sobre las mejoras en la versión 2024 y su implementación, no dudes en contactarnos.
Alejandra Sosapavón Saenz
Asesora de Proyectos
Cd. Juárez
