El software de nómina es una innovadora solución que ayuda y facilita el proceso del pago de sueldos a los colaboradores y que, actualmente, es una gran opción para las empresas.
La tecnología ha introducido diversas soluciones y herramientas que optimizan los procedimientos de las organizaciones, como la gestión de nóminas. Sin embargo, todavía el 31% de las empresas no invierten en su digitalización, debido a una cultura de resistencia a la modernización. Este un porcentaje elevado que puede cambiar si existe un mayor conocimiento acerca de los modernos instrumentos digitales.
Por eso, en este artículo te contaremos más sobre la gestión de nóminas y cómo cambia cuando es hecho con un software.
La evolución hacia el software de nómina
Dentro de la gestión de Recursos Humanos, la nómina juega un papel fundamental, ya que está directamente relacionada con el pago de sueldos a los trabajadores. Por eso es clave optimizar los procesos asociados a ella.
En el pasado esta operación se realizaba de forma manual. Un encargado tenía que recopilar datos de las horas trabajadas para el cálculo de los sueldos brutos, las deducciones, bonos y otros detalles. Luego se preparaban los recibos en físico de los salarios y se entregaban a los colaboradores. Esto había que realizarlo uno a uno, convirtiéndose en un método largo y tedioso que no estaba exento de errores.
No obstante, con el paso de los años llegaron los cambios y alternativas. ¿Cuáles? Conócelas a continuación.
4 formas de llevar el control de nómina
Descubre los métodos para llevar el control de nómina:
1. Nómina realizada por un empleado interno
Es el procedimiento donde el trabajador del área de Recursos Humanos o Contabilidad se encarga de los pagos.
Pros:
- El colaborador tiene acceso directo a la información de salarios y, por lo tanto, un control efectivo de ella.
- Al ser interno, tiene una adaptación total a las necesidades de la organización.
Contras:
- Este tipo de nómina suele ser tardada y propensa a errores en cuanto al cálculo y al registro.
- Necesita de personal especializado o muy bien capacitado.
2. Nómina gestionada por un contador externo
Involucra a un especialista externo, quien administra los pagos de nómina.
Pros:
- Tiene un profesional con conocimiento en el tema de nómina y la normativa que la rige.
- La empresa se concentra en sus tareas, evitando preocuparse de la nómina.
Contras:
- Hay que pagar honorarios extra.
- Depende directamente de un tercero para manejar información y resolver problemas.
3. Nómina administrada por una agencia
Aquí es una empresa la que lleva todo el proceso, desde que se calcula la nómina hasta que se paga.
Pros:
- El manejo es integral, incluyendo beneficios y reportes detallados.
- La eficiencia en el proceso aumenta y es menos propenso a errores.
Contras:
- Cabe la posibilidad que la agencia no se adapte totalmente a las necesidades particulares de la organización contratante.
- El cobro puede ser un monto elevado.
4. Nómina controlada por software
Esta es la opción más completa y eficiente para llevar el control de nómina en una empresa, por ser integral y automatizada. Es la adecuada para organizaciones con grandes plantillas que buscan aprovechar los beneficios de la digitalización.
Pros:
- La información tiene menor exposición a terceros y disminuyen los errores.
- Gracias a dicha automatización de procesos repetitivos y cumplimiento normativo, el proceso es más inmediato.
- Aplica deducciones y descuentos con base en la legislación vigente, manteniendo los parámetros actualizados todo el tiempo.
- Representa un ahorro en personal para la empresa.
- Mejora la productividad al no tener a alguien haciendo cálculos, y permitiendo que haga algo que le sea productivo a la organización.
Contras:
- Necesita un mantenimiento y actualización constante.
- Dependiendo del proveedor, puede necesitar de una inversión inicial.
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