¿Qué es el proceso anual de cierre de ahorros? Este proceso anual de nómina ‘reinicia’ los ahorros del tipo que se indique. Presenta tres opciones de cierre.
¿Por qué realizar el proceso? Este proceso se utiliza 1 o 2 veces al año, dependiendo como la empresa decida entregar dicha prestación, por lo anterior es importante conocer dicho proceso y como poder realizarlo de forma correcta.
En este proceso existen diferentes tipos de cierres los cuales mencionaremos a continuación:
- Poner en ceros: El proceso aplica el cierre de todos los ahorros poniendo en cero su saldo y borrando los cargos y abonos. En esta opción usted puede indicar la nueva fecha de inicio para el ahorro. Para indicar la nueva fecha de inicio, utilice la opción »Poner fecha de cierre’.
- Cierre anual: Convierte el saldo actual a saldo inicial y borra los cargos y abonos. En esta opción usted puede indicar la nueva fecha de inicio para el ahorro. Para indicar la nueva fecha de inicio, utilice la opción »Poner fecha de cierre’.
- Borrar registros: Elimina el registro de ahorro del historial del empleado. Se recomienda precaución con este proceso, pues borra los registros de ahorro aún cuando tengan saldo.
Fecha de cierre: Si se indica una fecha de cierre, todos los cargos y abonos anteriores a esta fecha serán considerados en el cierre y la fecha de cierre será considerada como fecha de inicio del ahorro, de manera que en los estados de cuenta únicamente aparezcan movimientos posteriores a la fecha de cierre. Si no se selecciona Poner Fecha la fecha de inicio del préstamo no se modifica.
Ya conocemos los datos importantes de dicho proceso, pero antes de iniciar con este proceso es importante tener las siguientes consideraciones:
- Extraer un respaldo de los Saldos actuales, ¿cómo podríamos extraer esta información? por medio de un reporte de Sistema TRESS.
- Anotar la fecha de inicio original del Fondo de ahorro, este dato nos puede ayudar en caso de tener algún error con el proceso.
Es importante tener en cuenta lo anterior, debido a que una vez que hacemos este proceso no podremos extraer un reporte con los saldos de nuestros ahorros, por ello lo importante del punto 2.
Proceso en Sistema TRESS:
- Ingresar a Sistema Tress.
- Seleccionar la pestaña de procesos de nómina:
3. Seleccionar Anuales dentro del grupo de anuales:
4. Seleccionar Cierre de Ahorros dentro de Ahorro y Prestamos.
5. Seleccionar el tipo de ahorro/poner en cero/activar la opción de “Poner fecha de cierre”, y seleccionar la fecha donde se iniciará nuevamente con el descuento de la prestación.
6. Seleccionamos siguiente, si aplicara para todos los trabajadores se deja la opción todos, o si tenemos alguna condición se aplica en los filtros correspondientes.
7. Selccionar aplicar:
8. Esto realizará nuestro proceso:
Antes del proceso:
Después del proceso:
Y este proceso nos ayudará a colocar en ceros todos los ahorros de los empleados, con el tipo seleccionado y así poder iniciar con la nueva etapa de descuentos.
Como dato adicional y TIP, si por algún motivo algo salió mal en tu proceso y no pudiste extraer los datos de respaldo (saldos por medio de reporte), lo que podemos hacer aquí es lo siguiente:
- Volvemos hacer los pasos antes mencionados con la diferencia que ahora en la fecha de cierre colocamos la fecha donde se inició realmente el ahorro:
2. Con el paso anterior podremos correr un proceso adicional que se llama recalcular ahorros: Este se encuentra en la pestaña de proceso de Nómina/ Utilerías /Recalcular Ahorro:
3. Seleccionamos el tipo de ahorro a recalcular y damos siguientes:
4. Seleccionamos a los empleados que se aplicará este recálculo:
5. Selccionamos aplicar:
6. Con este proceso nos ayudará a dar reversa a lo realizado y nuestros saldos regresarán, así podrás extraer tu respaldo de manera segura.
Con lo anterior ahora si con tu respaldo ya podrás realizar nuevamente tu proceso de cierre de ahorros.
Javier Verdugo
Ejecutivo de Servicio
Tijuana
