El visor de nómina es una de las herramientas digitales que el SAT (Servicio de Administración Tributaria) pone a tu alcance para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Con este instrumento puedes consultar información relacionada con los pagos a los colaboradores.
En los siguientes párrafos se detalla más acerca de esta herramienta: en qué consiste, cuál es su importancia y cómo se utiliza. Esto te servirá para corroborar información en el futuro o resolver dudas cuando lo necesites, consultando los datos fiscales que el SAT tiene disponibles sobre tus colaboradores.
¿Qué es el visor de nómina del SAT y cuál es su importancia?
El visor de comprobantes de nómina se trata de una plataforma online del SAT, cuya función es centralizar todos los datos de los pagos realizados a los colaboradores, para tener una mejor gestión y revisión de nóminas mediante los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
También puedes hacer comprobaciones detalladas para detectar errores y corregirlos a tiempo. Esto ayuda a evitar discrepancias en los sueldos y se garantiza que la declaración anual se presente con datos correctos, reduciendo el riesgo de recibir sanciones por incumplimiento de obligaciones tributarias.
Su fundamento legal se encuentra en los artículos 27, fracción V; y 99, fracción III, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los cuales establecen la obligación de expedir y entregar comprobantes fiscales que registren los pagos realizados, así como las retenciones y deducciones correspondientes. De ahí que el visor de nóminas para patrones facilite las consultas de dichos comprobantes.
¿Cómo usar el visor de nómina del SAT?
Sus funciones son tan útiles como verificar los CFDI previamente emitidos, confirmar que se hicieron las retenciones correspondientes por los montos adecuados, y utilizar la información para el prellenado de las declaraciones de impuestos.
Por ello, es una herramienta que seguro querrás usar, para poder experimentar cómo el SAT y su tecnología están cambiando la fiscalización. Así que aquí va un sencillo paso a paso de cómo utilizarlo.
- Lo primero será ingresar al portal del SAT y ahí elegir la opción “Continuar al sitio”
- Inmediatamente, verás el menú de “Trámites y servicios”, donde deberás hacer clic en “Declaraciones para empresas”
- Ahí, en el apartado “Inicia el trámite”, elige “Visores”
- En la lista que despliega está el visor de nóminas para patrones, donde te dará indicaciones y la opción para acceder directamente
- Una vez en la página de acceso, deberás colocar el RFC o e.firma de la empresa
- Ya habiendo entrado, lo que sigue es elegir el tipo de consulta, si es global o por trabajador
- Por último, podrás verificar la información, e incluso descargar las vistas con el acumulado mensual y anual
Es un instrumento fácil de utilizar, que puedes combinar con otras soluciones para ayudarte a gestionar los pagos.
¿Qué es la conciliación de CFDI de nómina y cómo ayuda el visor del SAT?
La conciliación de nómina es un proceso clave para evitar errores y garantizar que la información de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) coincidan con lo registrado en el Visor de Nómina del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto permite prevenir inconsistencias fiscales, evitar sanciones y optimizar la presentación de la declaración anual.
¿Por qué es importante la conciliación de CFDI de nómina con el visor del SAT?
Te lo explicamos con un ejemplo: Juan, uno de tus empleados, espera su devolución de impuestos al final del año, pero cuando revisa su declaración, se da cuenta de que su patrón reportó un salario menor al que realmente percibió.
Por lo anterior, Juan tuvo problemas con su devolución de impuestos, también recibió una notificación del SAT indicando que su salario reportado era menor al que realmente percibió. Esto afectó su declaración y generó incertidumbre sobre su historial fiscal y su capacidad para acceder a créditos en el futuro.
Como patrón, debes evitar a toda costa que tus empleados vivan situaciones como esta.
Realizar la conciliación de nómina es de vital importancia porque:
- Evita discrepancias fiscales: diferencias en los montos pueden generar dudas sobre la veracidad de la información declarada.
- Reduce el riesgo de auditorías: el SAT puede emitir cartas invitación o iniciar revisiones profundas si detecta inconsistencias.
- Cumple con la normativa fiscal: la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) exige la correcta reportación de sueldos, prestaciones y retenciones.
- Facilita el control interno: tener registros en orden ayuda a la organización contable y financiera de la empresa, asegurando el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
¿Cuáles y cómo evitar los errores en la conciliación de CFDI de nómina con el Visor SAT?
Para empresas con un alto número de colaboradores, este proceso puede ser muy complejo. Un volumen elevado de información aumenta las probabilidades de inconsistencias, desde CFDI sin timbrar hasta montos incorrectos en sueldos y retenciones.
Si no se cuenta con un procedimiento eficiente y herramientas adecuadas, la conciliación puede convertirse en una tarea tediosa y propensa a errores. Algunos de los errores más frecuentes incluyen:
- CFDI no timbrados: si un CFDI no ha sido validado por el SAT, no aparecerá en el visor.
- CFDI cancelados sin registro en el SAT: si se cancela un CFDI en la contabilidad, pero no en el SAT, se genera una diferencia.
- Diferencias en montos: puede haber errores en los sueldos reportados o en la aplicación de retenciones.
- Errores en RFC de empleados: un RFC incorrecto puede hacer que el pago no se refleje en el visor.
- Fechas incorrectas: un CFDI con una fecha errónea puede hacer que los montos se reflejen en un mes distinto.
Para evitar estos problemas y errores, es recomendable realizar conciliaciones periódicas y contar con un software especializado.
¿Cómo conciliar CFDI vs. el Visor del SAT?
Hacer la conciliación de nómina con el Visor del SAT puede ser un proceso complejo pues hay que comparar datos entre dos fuentes: los registros internos de contabilidad y la información precargada en el SAT. Esta comparación requiere precisión, ya que cualquier error puede generar discrepancias fiscales y afectar tanto a la empresa como a sus empleados.
Para empezar, te recomendamos asegurarte de tener en tus manos el Certificado CSD (Certificado de Sello Digital) y los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) de cada empleado. Estos CFDI’s se sellan y timbran con el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para cumplir con las regulaciones del SAT.
Te puede interesar: Motivos de cancelación de un CFDI
Sigue estos pasos para llevar a cabo una conciliación entre CFDI y el SAT:
- Descarga la información desde el Visor de Nómina. Accede al portal del SAT y obtén los datos precargados de los CFDI de nómina emitidos.
- Obtén los acumulados de CFDI de nómina de la empresa. Asegúrate de contar con un registro detallado de los comprobantes fiscales de tu nómina.
- Compara ambos registros para detectar diferencias. Revisa que los montos, RFC de empleados y retenciones coincidan entre los registros de la empresa y el SAT.
- Corrige discrepancias con CFDI complementarios o aclaraciones ante el SAT. Si detectas errores, realiza los ajustes necesarios para evitar problemas futuros.
- Mantén registros actualizados en la contabilidad de la empresa. Llevar un control constante te permitirá evitar complicaciones y facilitar auditorías internas o revisiones fiscales.
Software de nómina para conciliar nómina con el Visor del SAT
Tener un buen software de nómina hace que la conciliación con el Visor del SAT sea mucho más rápida y sencilla, además de realizar un correcto cálculo de nómina gracias a la prenómina. En lugar de hacer revisiones manuales y descargar archivos constantemente, contar con una herramienta adecuada te permite reducir errores en tu nómina.
Una de las herramientas que permite automatizar y agilizar el proceso de conciliación de CFDI de nómina es el Validador de Timbrado. Esta es una funcionalidad completamente integrada en nuestras soluciones: Sistema TRESS, Revolution en la nube y Maquila de Nómina Tress, que permite a las empresas minimizar errores y garantizar el cumplimiento fiscal antes de timbrar la nómina.
Entre sus beneficios se encuentran:
- Conciliación automática: Compara los recibos de nómina timbrados en tu sistema con los registrados en el PAC/SAT, identificando cualquier discrepancia.
- Gestión de recibos incorrectos: Detecta de inmediato los recibos que necesitan ser cancelados o re-timbrados para evitar problemas fiscales.
- Actualización en tiempo real: Corrige y actualiza la información automáticamente, sin necesidad de procesos manuales.
- Integración total: Funciona de manera online y está completamente conectado con las aplicaciones de nómina y timbrado, evitando complicaciones.
- Mayor rapidez: No hay que descargar archivos ni esperar días para hacer la conciliación; todo se hace en cuestión de minutos.
- Seguridad garantizada: La información se mantiene protegida sin descargas en equipos externos, cumpliendo con la Ley Federal de Protección de Datos.
- Uso intuitivo: No se necesita una herramienta adicional, ya que la conciliación es parte de soluciones como Sistema TRESS, Revolution en la nube y Maquila de Nómina Tress.
- Menos margen de error: Al eliminar la manipulación de archivos, se evitan errores humanos en el proceso.
Otra de las herramientas que ayuda a automatizar la conciliación es la Conexión directa con los PACs autorizados por el SAT. Nuestros productos pueden comunicarse directamente con proveedores autorizados de certificación (PACs), automatizando el timbrado y verificación de CFDIs. Con estas funciones, las empresas pueden asegurarse de que su conciliación de nómina sea eficiente, precisa y sin complicaciones. No olvides que el uso de herramientas digitales permite automatizar la conciliación y reducir errores.
Domina la nómina con Grupo Tress Internacional
Para complementar el visor de comprobantes de nómina, tienes en Revolution en la nube y en Sistema TRESS un módulo para realizar el correcto cálculo de nómina, teniendo como base la prenómina, registrando los descuentos pertinentes y pago de excepciones de monto. En este apartado puedes consultar acumulados por empleado y generar una póliza contable detallada, cumpliendo con los lineamientos actualizados que marca la ley.
Con el visor del SAT y las soluciones de Grupo Tress Internacional, no tendrás que preocuparte de que los pagos y las declaraciones se hagan correctamente.
