Como encargados del área de Recursos Humanos en una empresa, uno de los eventos más importantes, y a menudo desafiantes, a los que se enfrentan es la separación de un empleado de la organización. Ya sea por un despido laboral o una merecida jubilación, el proceso de offboarding requiere atención y planificación para garantizar que, tanto el empleado como la empresa, terminen la relación en buenos términos y con el cumplimiento de todos los compromisos entre las dos partes.
¿Qué es el offboarding y por qué es importante?
Es el proceso formal a seguir cuando un empleado deja la empresa, donde se debe gestionar la devolución de activos, la transferencia de conocimiento y la gestión de documentos legales.
Un buen offboarding protege los intereses de la empresa y del colaborador. Una gestión adecuada previene problemas legales, retiene el conocimiento de clientes y mantiene una buena relación con exempleados, quienes podrían convertirse en futuros aliados. Además, a la organización le permite mantener su reputación y asegurar que la transición fluya sin interrupciones.
6 pasos clave para tener un acuerdo de despido laboral exitoso
Para llevar un proceso de offboarding claro y efectivo, puedes guiarte de los siguientes pasos:
1. Comunicación continua
Lo ideal es mantener una comunicación abierta. En el offboarding, se debe comunicar la intención de terminar la relación laboral, ya sea por parte de la empresa o el empleado (por ejemplo, una renuncia voluntaria), además de informar al equipo que un compañero se va, y, en caso de que esta persona tenga una relación exclusiva con ciertos clientes, también será necesario notificarles sobre el cambio.
2. Gestión de documentos
Se deben detallar claramente las condiciones del finiquito y los beneficios que correspondan por ley. Todo el proceso se documenta de manera formal, reuniendo cartas de salida, acuerdos de confidencialidad y la firma de la rescisión del contrato. Al hacerlo, podrán gestionarse mejor los trámites para desvincular oficialmente al trabajador, por ejemplo, hacer la baja ante el seguro social.
3. Recopilar activos y recursos
Será indispensable organizar la devolución de equipos y otros activos, así como asegurarse de que se cierre el acceso a los sistemas y correos electrónicos para proteger la información de la empresa. Algunos recursos que deberían regresarse serían computadoras, móviles, tarjetas de acceso, entre otros.
4. Entrevista de salida
Entrevistar al empleado que va de salida es idóneo para obtener retroalimentación sobre su experiencia y posibles mejoras. Es importante usar un tono abierto y profesional, ya que sus ideas pueden ayudar a mejorar las políticas y la gestión de Recursos Humanos.
5. Reasignar tareas
En caso de que se llegue a un acuerdo de despido laboral, será valioso coordinar la transferencia de conocimientos sobre las tareas que desempeña para que la transición sea fluida. Por ejemplo, organizar reuniones para explicar las etapas en las que van los proyectos que estaban a su cargo o cuáles son las labores clave que deben cumplirse en el día a día.
6. Entrega de finiquito y últimos detalles
Además de entregar los documentos con el finiquito, podría organizarse una despedida para reconocer la contribución del empleado a la empresa o entregarle un kit de despedida. Esto dejaría una impresión positiva y demostraría respeto por el tiempo prestado a la organización.
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Descarga nuestro checklist para un offboarding exitoso y asegura un cierre profesional, para que, en caso de despidos, jubilaciones o renuncia voluntaria, se protejan los intereses de la empresa y se mantenga una buena relación con los empleados.
